Waardenlijst exporteren en importeren
Alle waardenlijst maken en bewerken via een handige export- en importmodule.
Alle waardenlijst zijn naar Excel te exporteren, hier zijn ze te bewerken of kunnen nieuwe waardenlijst en/of waardenlijstwaardes toegevoegd worden, om vervolgens weer terug te importeren. Let op, er kunnen geen waardenlijstcodes of waardenlijstwaardes codes aangepast worden, alleen de benamingen.
De waardenlijst zijn te exporteren en importeren via "Systeembeheer" en dan "Waardenlijst".
De Excel bevat 2 tabbladen, een tabblad met de waardenlijsten zelf, en een tabblad met de waarden per waardenlijst.
Tabblad: Valuelist
| Kolomnaam | Uitleg |
| Code | De unieke waardenlijstcode |
| Naam | Voer de naam van de waardenlijst op (deze wordt getoond door ControlOffice in het dagelijks gebruik) |
Tabblad: Valuelistvalue
| Kolomnaam | Uitleg |
| Waardenlijst | Geef de unieke waardenlijstcode op |
| Code | Geef de unieke code van de waardenlijstwaarde op |
| Naam | Geef de naam van de waardenlijstwaarde op (deze wordt getoond door ControlOffice in het dagelijks gebruik) |
| Volgnummer | Geef eventueel de volgorde aan, indien het volgnummer altijd 0 is, is de alfabetische volgorde van de benaming geldend |
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuwe kostenplaats uploaden via de Excel zonder code zal resulteren in een foutmelding. Verplichtte velden hebben in de Excel een rode opvulling.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf een waardenlijst met een aantal waardenlijstwaardes aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.