Voorraad exporteren en importeren
Alle onderdelen worden geëxporteerd naar Excel. Per magazijn wordt er een tabblad aangemaakt.
Deze module is speciaal gemaakt om voorraden te importen plus eventuele magazijnlocaties aan te passen. De exportmodule maakt een Excel aan met daarin per magazijn een tabblad met de onderdelen die daarin te vinden zijn. In elk tabblad wordt de onderdeel informatie weergegeven, deze kan niet aangepast worden. Alleen de huidige voorraad, minimale voorraad en magazijn-locatie zijn hier aan te passen. Voor andere aanpassingen, gebruik de onderdelen export- en importmodule.
De exportmodule exporteert geen onderdelen die in de prullenbak zitten, alleen actieve onderdelen worden geëxporteerd. Is de knop om te exporteren en importeren niet aanwezig, dan dient deze functie aangezet te worden middels de gebruikersrechten.
De huidige voorraad valt te exporteren en importeren via het hoofdmenu en dan "Voorraad". De Excel bevat een tabblad per magazijn.
| Kolomnaam | Uitleg |
| Onderdeel | De unieke code van het onderdeel wordt hier weergegeven ter informatie; pas deze niet aan, de match met het onderdeel klopt dan namelijk niet meer. |
| Naam | De onderdeelnaam wordt hier weergegeven ter informatie; pas deze niet aan, de match met het onderdeel klopt dan namelijk niet meer. |
| Locaties | De locatie waar het onderdeel zich bevind in het magazijn wordt hier weergegeven, deze kan eventueel ingevuld en/of gecorrigeerd worden. |
| Voorraadeenheid | De voorraadeenheid wordt hier weergegeven (bv stuks, liters); deze kan eventueel aangepast worden |
| Basiseenheden in voorraadeenheden | Hoeveel basiseenheden zitten er in één voorraad eenheid (bijvoorbeeld, er zitten 5 stuks (basiseenheden) in één doos (voorraadeenheid). Deze kan aangepast worden |
| Min. voorraad | De minimale voorraad voor de onderdeel-magazijn, deze kan aangepast worden |
| Voorraad | De huidige voorraad voor dit onderdeel-magazijn, deze kan aangepast worden |
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Indien een veld verwijst naar een set waarden (bv een eenheid van het onderdeel) dienen de waardes opgegeven in de Excel overeen te komen met de beschikbare eenheden in ControlOffice. De importfunctie van de Excel past geen waardes aan in deze lijsten. Update eerst de lijst in ControlOffice, en voer dan de import uit. Bijvoorbeeld, in een onderdeel wordt als eenheid 'Liters' genoemd, maar er bestaat geen eenheid met als code 'Liters', dan zal de import niet slagen.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf wat onderdelen aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.