Relaties exporteren en importeren
Alle relaties worden geëxporteerd naar Excel. Er zijn 2 tabbladen, één voor de relaties zelf, en één voor de contactpersonen.
Alle relaties, en contactpersonen per relatie, zijn naar Excel te exporteren, te bewerken of toe te voegen, en vervolgens weer te importeren. Let op, de relatie code kan niet gewijzigd worden middels deze module.
De exportmodule exporteert geen relaties die in de prullenbak zitten, alleen actieve relaties worden geëxporteerd. Is de knop om te exporteren en importeren niet aanwezig, dan dient deze functie aangezet te worden middels de gebruikersrechten.
De waardenlijst zijn te exporteren en importeren via "Systeembeheer" en dan "Waardenlijst".
De Excel bevat 2 tabbladen, een tabblad met de relaties zelf, en een tabblad met de contactpersonen van een relatie.
Tabblad: Relation
| Kolomnaam | Uitleg |
| Code | De unieke relatiecode |
| Naam | Voer de naam van de relatie op (deze wordt getoond door ControlOffice in het dagelijks gebruik) |
| Overige kolommen | Na de code en naam komen de overige kolommen zoals crediteurnummer, adres, postcode, plaats, land, etc. |
Tabblad: RelationContact
| Kolomnaam | Uitleg |
| Relatie | De unieke relatiecode, hiermee wordt het contactpersoon gekoppeld aan de relatie uit het eerste tabblad |
| Naam | Voer de naam van de contactpersoonop (deze wordt getoond door ControlOffice in het dagelijks gebruik) |
| Overige kolommen | Na de code en naam komen de overige kolommen zoals functie, afdeling, telefoon, etc. |
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Indien een veld verwijst naar een set waarden (bv een relatie/leverancier van het onderdeel) dienen de waardes opgegeven in de Excel overeen te komen met de beschikbare waardes in ControlOffice. De importfunctie van de Excel past geen waardes aan in deze lijsten. Update eerst de lijst in ControlOffice, en voer dan de import uit.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuwe relatie uploaden via de Excel zonder relatiecode zal resulteren in een foutmelding. Verplichten velden hebben in de Excel een rode opvulling.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf een aantal relaties aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.