Objecten export- en importmodule
Alle objecten worden geëxporteerd naar Excel. Per objectgroep is er een tabblad in de Excel aanwezig. Er kunnen objecten toegevoegd worden (nieuwe regels in de Excel) of aangepast worden.
Klik bovenaan de lijst met objecten op de knop om alle objecten te exporteren om een Excel te genereren met per objectgroep een tabblad, en in dat tabblad een lijst met alle objecten die zich in de objectgroep bevinden. Om de import van objecten te laten slagen is het verstandig om eerste alle objectgroepen goed aangemaakt en ingericht te hebben, en om eventuele relaties (bv voor leverancier of onderhoudspartij) aangemaakt te hebben in ControlOffice.
Voer de import en export uit via het hoofdmenu en dan "Objecten".
De Excel bevat per onderdeelgroep een tabblad, heb je 20 onderdeelgroepen, dan bevat de Excel 20 tabbladen. Per tabblad worden eerst de 6 basis velden van elk object weergegeven, daarna volgen de vrije velden die eventueel per objectgroep afwijken. Kolommen die rood gemarkeerd zijn, zijn verplicht.
| Kolomnaam | Uitleg |
| Code | De unieke code van het onderdeel (kan niet gewijzigd worden via deze import/export module |
| Omschrijving | De omschrijving van het object |
| Cluster | De cluster waarin het object zich bevind |
| Status | De status van het object (moet overeenkomen met een bestaande status) |
| Kostenplaats | De kostenplaats van het object (moet overeenkomen met een bestaande kostenplaats) |
| Barcode | De unieke bar (of QR-code) tekst die gebruikt wordt om het object te kunnen scannen vanaf een label, pas deze niet aan, tenzij je dit wilt wijzigen. Indien je nieuwe objecten importeert en geen barcode opgeeft, maakt ControlOffice automatisch een unieke tekst aan |
| Overige kolommen | Vanaf deze kolom (G) staan de overige velden die per objectgroep kunnen verschillen, gesorteerd op alfabet. Bijvoorbeeld bouwjaar, installatiedatum, merk, type, serienummer, etc. |
De exportmodule exporteert geen objecten die in de prullenbak zitten, alleen actieve objecten worden geëxporteerd. Is de knop om te exporteren en importeren niet aanwezig, dan dient deze functie aangezet te worden middels de gebruikersrechten.
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen en hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
Wat wel kan, en enorm kan schelen in de importtijd, is een tabblad verwijderen. Door een tabblad, eigenlijk een objectgroep, te verwijderen uit de Excel, wordt de inhoud van dat tabblad niet gewijzigd en overgeslagen met de import. - Indien een veld verwijst naar een set waarden, bv een waardenlijst, een leverancier (relatie) of de statussen van een object, dienen de waardes opgegeven in de Excel overeen te komen met de beschikbare waardes in ControlOffice. De importfunctie van de Excel past geen waardes aan in deze lijsten en voegt ook geen nieuwe waardes toe. Update eerst de waardes in ControlOffice, en voer dan de import uit. Bijvoorbeeld, in een object wordt als relatie 'X' genoemd, met er bestaat geen relatie met als code 'X', dan zal de import niet slagen.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuw object uploaden via de Excel zonder een objectcode zal resulteren in een foutmelding. Verplichten velden hebben in de Excel een rode opvulling.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf wat objecten aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.