Kostenplaatsen exporteren en importeren
Alle kostenplaatsen worden geëxporteerd naar Excel.
Alle kostenplaatsen zijn naar Excel te exporteren, hier zijn ze te bewerken of kunnen nieuwe kostenplaatsen toegevoegd worden, om vervolgens weer terug te importeren. Let op, er kunnen geen kostenplaatscodes aangepast worden, alleen de benaming.
De kostenplaatsen zijn te exporteren en importeren via "Systeembeheer" en dan "Kostenplaatsen".
De Excel die ControlOffice je levert bevat 2 kolommen.
| Kolomnaam | Uitleg |
| Kostenplaatscode | Voer de unieke kostenplaatscode op |
| Kostenplaatsnaam | Voer de naam van de kostenplaats op (deze wordt getoond door ControlOffice in het dagelijks gebruik) |
De exportmodule exporteert geen kostenplaatsen die in de prullenbak zitten, alleen actieve kostenplaatsen worden geëxporteerd. Is de knop om te exporteren en importeren niet aanwezig, dan dient deze functie aangezet te worden middels de gebruikersrechten.
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuwe kostenplaats uploaden via de Excel zonder code zal resulteren in een foutmelding. Verplichtte velden hebben in de Excel een rode opvulling.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf een aantal kostenplaatsen aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.