Werken met de ControlOffice app
De ControlOffice app bied de gebruiker in het veld alle opties om vanuit zijn telefoon of tablet te werken. Of nu meldingen maakt en/of goedkeurd, werkorders maakt en gereed meld of uurboekingen en onderdelen uitgeeft, de app is in staat je volledig te bedienen.
De app installeren
De ControlOffice app is op 2 manieren te benaderen en/of te installeren.
- Installeer de ControlOffice app via de Playstore (Android) of Appstore (Apple).
- Ga naar de website app.controloffice.nl en gebruik de app vanaf daar. Dit kan vanaf telefoons, tablets, maar ook vanaf je laptop/PC.
Indien je de app benaderd vanuit de browser kan de browser de app ook installeren. Soms bied de browser dit automatisch aan, anders kan het afhankelijk van de browser op deze manier ingesteld worden.
| Browser | Hoe te installeren |
| Apple Safari | Klik op het icoontje midden onderaan en kies voor: "Zet op beginscherm" |
| Chrome | Klik op de 3 puntjes rechts bovenaan en kies voor: "Toevoegen aan startscherm" |
| Edge | Klik op de 3 streepjes rechts onderaan (hamburgermenu) en kies dan voor "Aan telefoon toevoegen" |
Werken met de ControlOffice app
De app bied een aantal menu items aan met vaste inhoud. Hieronder een uitleg per menu item.
| Menu item | Uitleg |
| Werkorders medewerker | Hier worden alle openstaande werkorders getoond waarbij de gebruiker voorkomt in het tabblad 'Medewerkers'. De werkorders worden op basis van plandatum aflopend weergegeven. Werkorders zonder plandatum staan bovenaan. |
| Werkorders verantwoordelijke | Hier worden alle openstaande werkorders waarvan de gebruiker als verantwoordelijke op de werkorder is aangemerkt. De werkorders worden op basis van plandatum aflopend weergegeven. Werkorders zonder plandatum staan bovenaan. |
| Openstaande werkorders | Hier worden alle openstaande werkorders weergegeven. De werkorders worden op basis van plandatum aflopend weergegeven. Werkorders zonder plandatum staan bovenaan. |
| Alle werkorders | Hier worden alle werkorders weergegeven, ongeacht de status. De werkorders worden op basis van nummer gesorteerd (nieuwste bovenaan) |
| Mijn meldingen | Hier worden alle openstaande meldingen aangemaakt door de gebruiker weergegeven. |
| Openstaande meldingen | Hier worden alle openstaande meldingen weergegeven. Ongeacht wie de melding heeft aangemaakt. |
| Alle meldingen | Hier worden alle meldingen weergegeven, ongeacht de status. De meldingen worden op basis van nummer gesorteerd (nieuwste bovenaan) |
| Objecten | Hier zijn alle objecten inzichtelijk |
| Voeg meterstand toe | Hier kan een meterstand worden bijgewerkt. |
| Voorraad correctie | Hier kan een voorraad correctie worden doorgevoerd. |
Per menu item wordt bepaald of deze wel of niet zichtbaar is op basis van de instellingen binnen ControlOffice.
| Menu item | Uitleg |
| Werkorders medewerker | Zichtbaar indien je als medewerker mag voorkomen op een werkorder en mits je open rechten tot het menu 'Werkorders' hebt in de gebruikersrechten. |
| Werkorders verantwoordelijke | Zichtbaar indien je als verantwoordelijke mag voorkomen op een werkorder en mits je open rechten tot het menu 'Werkorders' hebt in de gebruikersrechten. |
| Openstaande werkorders | Zichtbaar indien je open rechten tot het menu 'Werkorders' hebt in de gebruikersrechten en rechten hebt tot 'Alles openen' bij werkorders. |
| Alle werkorders | Zichtbaar indien je open rechten tot het menu 'Werkorders' hebt in de gebruikersrechten en rechten hebt tot 'Alles openen' bij werkorders. |
| Mijn meldingen | Zichtbaar indien je 'Maak' rechten hebt voor een melding. |
| Openstaande meldingen | Zichtbaar indien je 'Maak' en 'Alles openen' rechten hebt bij meldingen. |
| Alle meldingen | Zichtbaar indien je 'Maak' en 'Alles openen' rechten hebt bij meldingen. |
| Objecten | Zichtbaar indien je rechten hebt tot het 'Openen' van objecten. |
| Voeg meterstand toe | Zichtbaar indien je rechten hebt tot het 'Wijzigen stand' recht bij meters. |
| Voorraad correctie | Zichtbaar indien je rechten hebt tot het maken van een voorraad correctie. |
Per type menu item (werkorders, meldingen, objecten, meterstanden en voorraad correctie) volgt hier een uitleg van de mogelijkheden.
Om het werken met de app te optimaliseren zijn QR codes ideaal. In ControlOffice kunnen er voor objecten, onderdelen en meters een QR code label geprint worden.
Door deze labels op te plakken waar nodig, kan de gebruiker van de app ze eenvoudig scannen om bijvoorbeeld een melding of werkorder op een object te maken, of een meterstand bij te werken, of een onderdeel uit te geven.
Werkorders
Voor alle menu items die betrekking hebben op werkorders geldt dat de werkorders hier te maken en openen zijn. Maak een werkorder via het + icoontje, open een werkorder door erop te klikken.
Zodra je in een werkorder bent kunnen alle velden in het detailtabblad ingevuld en bewerkt worden, zoals de status, prioriteit en plandatum. Dit werkt op dezelfde manier als in ControlOffice zelf. Daarnaast zijn ook de tabblad beschikbaar voor meer functies, swipe voor de tabbladen heen om ze te benaderen. Vanuit de werkorder kan doorgeklikt worden naar het object om bijvoorbeeld de historie in te zien.
| Tabblad naam | Uitleg |
| Detail | Dit tabblad bevat de basisgegeven van de melding zoals de aanvrager, object en status. De inhoud van dit tabblad is te bepalen via het inrichtingsscherm van de melding. |
| Werkzaamheden | Hier kunnen de gewenste werkzaamheden ingegeven worden, ook kan er per werkzaamheid een uitkomst, opmerking en gereed status aangegeven worden. Werkzaamheden zijn eventueel door te zetten naar een vervolgwerkorder. Werkzaamheden kunnen ook mee komen vanuit de checklijst. |
| Onderdelen | In dit tabblad kunnen onderdelen gepland en/of uitgegeven worden. Geplande onderdelen kunnen ook mee komen vanuit de checklijst. Onderdelen die uitgegeven worden, worden automatisch toegevoegd aan de stuklijst/BOM van het object waarop de werkorder gebaseerd is. |
| Medewerkers | Hier kunnen de medewerkers op de werkorder worden bijgehouden, een medewerker kan hier ook zijn of haar uren inzien en zichzelf of andere gereed melden op de werkorder. |
| Meldingen | Indien de werkorder ontstaan is vanuit een melding is de melding hier inzichtelijk. Ook kunnen er extra meldingen worden gekoppeld aan de werkorder. |
| Gereedschappen | Hier kunnen eventuele gereedschappen gelogd worden op de werkorder. |
| Kosten | Hier zijn de kosten gemaakt op de werkorder inzichtelijk. |
| Objecten | Koppel eventuele extra objecten aan de werkorder. |
| Formulieren | Koppel eventuele formulieren aan de werkorder. |
| Bijlagen | Koppel bijlages zoals onder andere foto’s, Word, Excel of PDF bestanden. |
Meldingen
Voor alle menu items die betrekking hebben op meldingen geldt dat de meldingen hier te maken en openen zijn. Maak een melding via het + icoontje, open een melding door erop te klikken.
Zodra je in een melding bent kunnen alle velden in het detailtabblad ingevuld en bewerkt worden, zoals het object, type en omschrijving. Dit werkt op dezelfde manier als in ControlOffice zelf. Daarnaast zijn ook de tabblad beschikbaar voor meer functies, swipe voor de tabbladen heen om ze te benaderen.
| Tabblad naam | Uitleg |
| Detail | Dit tabblad bevat de basisgegeven van de melding zoals de aanvrager, object en status. De inhoud van dit tabblad is te bepalen via het inrichtingsscherm van de melding. |
| Objecten | Koppel eventuele extra objecten aan de melding. |
| Formulieren | Koppel eventuele formulieren aan de melding. |
| Werkorder | Indien de melding is doorgezet naar een werkorder, is de werkorder hier inzichtelijk |
| Kosten | De kosten van de melding worden hier getoond. |
| Bijlagen | Koppel bijlages zoals onder andere foto’s, Word, Excel of PDF bestanden. |
Objecten
Hier kunnen alle objecten worden geopend en de informatie daarbij behorend ingekeken worden. Een object kan worden gezocht middels een filter, zoek bijvoorbeeld op de objectcode of omschrijving, maar het kan ook door de objectcode te scannen.
Een object heeft daarnaast nog tabbladen om aanvullende informatie in vast te leggen.
| Tabbladnaam | Functie |
| Detail | De basisgegevens van het object zoals de code en omschrijving. |
| Stuklijsten | De onderdelen waaruit het object bestaat, ook wel de BOM (Bill Of Materials) genoemd. |
| Subobjecten | De subobjecten van het object. |
| Historie | De historie van het object, onder verdeeld in de gemaakte werkorders, meldingen, uurboekingen, onderdeeluitgiftes en kosten. |
| Contracten | De contracten die gelden voor het object |
| Meters | De meter(s) van het object |
| Bijlagen | De bijlagen van het object. |
Meterstand bijwerken
In dit menu kan een meter geopend of gescand worden om de meterstand bij te werken.
Voorraad correctie
In dit menu kan een onderdeel wordt gezocht of gescand om een voorraad correctie te maken.