Checklijsten export- en importmodule
Alle checklijsten kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd. Daarnaast kunnen alle werkzaamheden en "planningsregels" worden exporteert en geïmporteerd.
Momenteel is het volgende mogelijk met de checklijsten export- en importmodule (wordt uitgebreid):
- Alle checklijsten exporteren naar Excel, aanvullen of nieuwe aanmaken.
Hier zijn 4 tabbladen voor aanwezig, zie hieronder voor meer informatie - Alle werkzaamheden exporteren naar Excel, aanvullen of nieuwe aanmaken.
- Alle planningsregels (koppeling tussen checklijst en object) exporteren naar Excel, aanvullen of nieuwe aanmaken.
Import checklijsten, tabblad "execution by date"
Hier kunnen alle checklijsten met als type "Datum" en aansturing "Uitvoering" geïmporteerd worden.
| Kolomnaam | Uitleg |
| Code | De unieke code van de checklijst |
| Naam | De naam van de checklijst |
| Omschrijving | De omschrijving van de checklijst |
| Meldingsbericht | De attentie van de checklijst (waar moet je aan denken zodra je begint met plannen) |
| Kritisch | Is de checklijst kritisch; vul in met WAAR of ONWAAR |
| Interne uren | De geraamde intern benodigde uren |
| Interne kosten | De geraamde intern benodigde kosten |
| Externe uren | De geraamde extern benodigde uren |
| Externe kosten | De geraamde extern benodigde kosten |
|
ExternalCostCurrency |
Indien de externe partij niet betaald in euro's, kan hier de valuta opgegeven worden. |
| ExternalCostInINternalCurrency | De geraamde kosten indien de externe partij niet betaald in euro's |
| Uitbesteden | Wordt de checklijst uitbesteed? Vul in met WAAR of ONWAAR |
| Relatie | De genoemde relatie(code) gaat mee naar elke werkorder |
| Verantwoordelijke | De genoemde verantwoordelijke (voornaam + achternaam medewerker) gaat mee naar elke werkorder |
| Werkordersoort | Het werkorder type gaat mee naar elke werkorder |
| Prioriteit | De prioriteit gaat mee naar elke werkorder |
| Rubriek | De rubriek gaat mee naar elke werkorder |
| Workflow | De workflow gaat mee naar elke werkorder |
| Automatisch verwerken | Indien op "WAAR" (anders ONWAAR) wordt de checklijst automatisch omgezet naar een werkorder zodra de planzone in bereik is |
| IntervalTime | De interval (enkel het getal) |
| IntervalTimeUnit | De interval eenheid (kies uit "Dag", "Week", "Maand" of "Jaar") |
| PlanzoneTime | De planzone (enkel het getal) |
| PlanzoneTimeUnit | De planzone eenheid (kies uit "Dag", "Week", "Maand" of "Jaar") |
| ParentChecklist | De unieke checklijstcode van de eventuele bovenliggende checklijst |
| Overlapzone | De overlapzone (enkel het getal) |
| OverlapZoneTimeUnit | De overlapzone eenheid (kies uit "Dag", "Week", "Maand" of "Jaar") |
Import checklijsten, tabblad "execution by reading"
Hier kunnen alle checklijsten met als type "Datum" en aansturing "Uitvoering" geïmporteerd worden.
| Kolomnaam | Uitleg |
| Code | De unieke code van de checklijst |
| Naam | De naam van de checklijst |
| Omschrijving | De omschrijving van de checklijst |
| Meldingsbericht | De attentie van de checklijst (waar moet je aan denken zodra je begint met plannen) |
| Kritisch | Is de checklijst kritisch; vul in met WAAR of ONWAAR |
| Interne uren | De geraamde intern benodigde uren |
| Interne kosten | De geraamde intern benodigde kosten |
| Externe uren | De geraamde extern benodigde uren |
| Externe kosten | De geraamde extern benodigde kosten |
|
ExternalCostCurrency |
Indien de externe partij niet betaald in euro's, kan hier de valuta opgegeven worden. |
| ExternalCostInINternalCurrency | De geraamde kosten indien de externe partij niet betaald in euro's |
| Uitbesteden | Wordt de checklijst uitbesteed? Vul in met WAAR of ONWAAR |
| Relatie | De genoemde relatie(code) gaat mee naar elke werkorder |
| Verantwoordelijke | De genoemde verantwoordelijke (voornaam + achternaam medewerker) gaat mee naar elke werkorder |
| Werkordersoort | Het werkorder type gaat mee naar elke werkorder |
| Prioriteit | De prioriteit gaat mee naar elke werkorder |
| Rubriek | De rubriek gaat mee naar elke werkorder |
| Workflow | De workflow gaat mee naar elke werkorder |
| Automatisch verwerken | Indien op "WAAR" (anders ONWAAR) wordt de checklijst automatisch omgezet naar een werkorder zodra de planzone in bereik is |
| Interval | De interval (enkel het getal) |
| IntervalUnit | De interval eenheid (bv "Draai-uren"), zie hiervoor de eenheid die gebruikt wordt in de meter die de checklijst moet aansturen) |
| Planzone | De planzone (enkel het getal) |
| ParentChecklist | De unieke checklijstcode van de eventuele bovenliggende checklijst |
| Overlapzone | De overlapzone (enkel het getal) |
| ResetMet |
Indien WAAR (anders ONWAAR) wordt de meter gereset elke keer als er een werkorder aangemaakt wordt |
Import checklijsten, tabblad "scheduled by date"
Hier kunnen alle checklijsten met als type "Datum" en aansturing "Schematisch" geïmporteerd worden.
| Kolomnaam | Uitleg |
| Code | De unieke code van de checklijst |
| Naam | De naam van de checklijst |
| Omschrijving | De omschrijving van de checklijst |
| Meldingsbericht | De attentie van de checklijst (waar moet je aan denken zodra je begint met plannen) |
| Kritisch | Is de checklijst kritisch; vul in met WAAR of ONWAAR |
| Interne uren | De geraamde intern benodigde uren |
| Interne kosten | De geraamde intern benodigde kosten |
| Externe uren | De geraamde extern benodigde uren |
| Externe kosten | De geraamde extern benodigde kosten |
|
ExternalCostCurrency |
Indien de externe partij niet betaald in euro's, kan hier de valuta opgegeven worden. |
| ExternalCostInINternalCurrency | De geraamde kosten indien de externe partij niet betaald in euro's |
| Uitbesteden | Wordt de checklijst uitbesteed? Vul in met WAAR of ONWAAR |
| Relatie | De genoemde relatie(code) gaat mee naar elke werkorder |
| Verantwoordelijke | De genoemde verantwoordelijke (voornaam + achternaam medewerker) gaat mee naar elke werkorder |
| Werkordersoort | Het werkorder type gaat mee naar elke werkorder |
| Prioriteit | De prioriteit gaat mee naar elke werkorder |
| Rubriek | De rubriek gaat mee naar elke werkorder |
| Workflow | De workflow gaat mee naar elke werkorder |
| Automatisch verwerken | Indien op "WAAR" (anders ONWAAR) wordt de checklijst automatisch omgezet naar een werkorder zodra de planzone in bereik is |
| IntervalTime | De interval (enkel het getal) |
| IntervalTimeUnit | Kies voor "Dag", "Week", "Maand" of "Jaar" |
| OnWorkingDays | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om "Elke werkdag" de checklijst aan te sturen. |
| OnMonday | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om de uitvoering op maandag plaats te laten vinden |
| OnTuesday | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om de uitvoering op dinsdag plaats te laten vinden |
| OnWednesday | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om de uitvoering op woensdag plaats te laten vinden |
| OnThursday | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om de uitvoering op donderdag plaats te laten vinden |
| OnFriday | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om de uitvoering op vrijdag plaats te laten vinden |
| OnSaturday | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om de uitvoering op zaterdag plaats te laten vinden |
| OnSunday | Alleen invullen indien bij IntervalTimeUnit voor "Dag" is gekozen en de keuze is om de uitvoering op zondag plaats te laten vinden |
| Weekdag | |
| Index |
Indien gekozen voor "Maand" bij "IntervalTimeUnit", vul hier dag van de maand in Indien gekozen voor "Jaar" bij "IntervalTimeUnit", vul hier dag van de maand in |
| Maand |
Indien gekozen voor "Jaar" bij "IntervalTimeUnit", vul hier de maand in middels een getal (bv "8" voor augustus) |
| PlanzoneTime | De planzone (enkel het getal) |
| PlanzoneTimeUnit | De planzone eenheid (kies uit "Dag", "Week", "Maand" of "Jaar") |
| ParentChecklist | De unieke checklijstcode van de eventuele bovenliggende checklijst |
| Overlapzone | De overlapzone (enkel het getal) |
| OverlapZoneTimeUnit | De overlapzone eenheid (kies uit "Dag", "Week", "Maand" of "Jaar") |
Import checklijsten, tabblad "scheduled by reading"
Hier kunnen alle checklijsten met als type "Stand" en aansturing "Schematisch" geïmporteerd worden.
| Kolomnaam | Uitleg |
| Code | De unieke code van de checklijst |
| Naam | De naam van de checklijst |
| Omschrijving | De omschrijving van de checklijst |
| Meldingsbericht | De attentie van de checklijst (waar moet je aan denken zodra je begint met plannen) |
| Kritisch | Is de checklijst kritisch; vul in met WAAR of ONWAAR |
| Interne uren | De geraamde intern benodigde uren |
| Interne kosten | De geraamde intern benodigde kosten |
| Externe uren | De geraamde extern benodigde uren |
| Externe kosten | De geraamde extern benodigde kosten |
|
ExternalCostCurrency |
Indien de externe partij niet betaald in euro's, kan hier de valuta opgegeven worden. |
| ExternalCostInINternalCurrency | De geraamde kosten indien de externe partij niet betaald in euro's |
| Uitbesteden | Wordt de checklijst uitbesteed? Vul in met WAAR of ONWAAR |
| Relatie | De genoemde relatie(code) gaat mee naar elke werkorder |
| Verantwoordelijke | De genoemde verantwoordelijke (voornaam + achternaam medewerker) gaat mee naar elke werkorder |
| Werkordersoort | Het werkorder type gaat mee naar elke werkorder |
| Prioriteit | De prioriteit gaat mee naar elke werkorder |
| Rubriek | De rubriek gaat mee naar elke werkorder |
| Workflow | De workflow gaat mee naar elke werkorder |
| Automatisch verwerken | Indien op "WAAR" (anders ONWAAR) wordt de checklijst automatisch omgezet naar een werkorder zodra de planzone in bereik is |
| Interval | De interval (enkel het getal) |
| IntervalUnit | De interval eenheid (bv "Draai-uren"), zie hiervoor de eenheid die gebruikt wordt in de meter die de checklijst moet aansturen) |
| Planzone | De planzone (enkel het getal) |
| ParentChecklist | De unieke checklijstcode van de eventuele bovenliggende checklijst |
| Overlapzone | De overlapzone (enkel het getal) |
| ResetMet |
Indien WAAR (anders ONWAAR) wordt de meter gereset elke keer als er een werkorder aangemaakt wordt |
De exportmodule exporteert geen objecten die in de prullenbak zitten, alleen actieve objecten worden geëxporteerd. Is de knop om te exporteren en importeren niet aanwezig, dan dient deze functie aangezet te worden middels de gebruikersrechten.
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen en hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Indien een veld verwijst naar een set waarden dienen de waardes opgegeven in de Excel overeen te komen met de beschikbare waardes in ControlOffice. De importfunctie van de Excel past geen waardes aan in deze lijsten en voegt ook geen nieuwe waardes toe. Update eerst de waardes in ControlOffice, en voer dan de import uit. Bijvoorbeeld, in een checklijst wordt als relatie 'X' genoemd, maar er bestaat geen relatie met als code 'X', dan zal de import niet slagen.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuwe checklijst uploaden via de Excel zonder een checklijstcode zal resulteren in een foutmelding. Verplichte velden hebben in de Excel een rode opvulling.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf een aantal checklijsten aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.