Werkorders
Hoe werk je met werkorders, wat kan je doen met werkorders? In dit artikel gaan we hier dieper op in.
Werkorders zijn bedoeld voor de technische dienst om alle werkzaamheden die ze uitvoeren te te registreren, bijhouden en vast te leggen. Een werkorder bevat veel informatie die vast gelegd kan worden. Uiteraard kan via de functie 'Inrichten invulschermen' en gebruikersrechten worden bepaald wie wat kan zien en/of bewerken. De werkorder moet alle informatie bevatten die belangrijk is om vast te leggen, zodat de informatie vastligt en geraadpleegd kan worden in de toekomst.
Bekijk eventueel de onderstaande video voor een uitgebreide uitleg over de mogelijkheden van werkorders.
Een werkorder kan ontstaan op 3 manieren.
- Via een melding, de productie kan een melding maken, de technische dienst keurt deze goed, of af. Bij goedkeuring wordt een melding een werkorder.
- Via een preventieve onderhoudstaak (checklijst). Op deze manier kunnen alle preventieve/periodieke acties worden bijgehouden.
- Door met de hand een losse werkorder aan te maken. Heel handig als je iets ziet en gelijk wilt vastleggen.
Plan werkorders op medewerkers om het overzicht voor de technische dienst duidelijk te houden. Een werkorder kan gekoppeld worden aan één verantwoordelijke en/of aan één of meerdere medewerkers. Door te slim in te zetten is het altijd voor iedereen duidelijk wanneer en door wie welke werkorder uitgevoerd moet worden.
De app bevat bijvoorbeeld menu's waarin de medewerker de werkorder(s) die aan hem gekoppeld inzichtelijk heeft, gesorteerd op plandatum zodat de medewerker de lijst eenvoudig af kan werken.
Een werkorder heeft een aantal essentiële velden.
| Veldnaam | Uitleg |
| Object | Kies het object waarop de werkorder gemaakt moet worden. Dit kan door tekstueel te zoeken, te kiezen uit de boomstructuur of het object te scannen middels een barcode of QR-code. |
| Type | Kies het type werkorder, bv een storing of modificatie. |
| Omschrijving | Omschrijf waar je werkorder over gaat, eventueel kan er gekozen worden uit een lijst met symptomen. |
| Status | De status van de werkorder wordt hier bepaald. |
| Aangemaakt op | ControlOffice vult automatisch de aanmaakdatum en tijd in. |
| Aangemaakt door | ControlOffice vult automatisch de gebruiker in die de werkorder aanmaakt. |
| Gereed gemeld op | ControlOffice vult automatisch de gereed datum en tijd in. |
| Gereed gemeld door | ControlOffice vult automatisch de gebruiker in die de werkorder gereed meld. |
| Prioriteit | De prioriteit van de werkorder kan bepaald worden. |
| Plandatum | Hier kan de gewenste plandatum van de werkorder ingevuld worden. |
| Oplossing | Noteer de oplossing van het probleem. |
Naast deze velden kunnen er via de 'Inrichten invulschermen' functie onbeperkt velden worden toegevoegd aan de werkorder, bijvoorbeeld om informatie over de stilstand, doorlooptijd, geraamde kosten en werkuren vast te leggen.
Bovenaan de werkorder zitten knoppen om de werkorder te printen, mailen, uurboekingen te maken, meterstanden bij te werken en de werkorder op te slaan of te verversen.
Een werkorder kent 4 standaard statussen.
| Status | Uitleg |
| Aangemaakt | De werkorder is aangemaakt. |
| Gereed gemeld | De werkorder is gereed, het probleem of de opdracht is uitgevoerd en gereed. De machine kan weer productie draaien. Dit recht valt uit te zetten/te blokkeren middels de rechten. |
| Afgeboekt | Alle bijkomende zaken zijn ook afgerond, de uurboekingen zijn compleet, de onderdeel uitgiften zijn gelogd en de kosten zijn volledig. Dit recht valt uit te zetten/te blokkeren middels de rechten. |
| Gesloten | De werkorder wordt gesloten en kan niet meer bewerkt worden. De werkorder wordt verborgen in het overzicht van werkorders, maar kan altijd met het 'schuif' knopje weer tevoorschijn gehaald worden. Deze status is alleen te overschrijven indien de gebruiker hier rechten voor heeft. |
Daarnaast heeft elke werkorder de beschikking over een aantal tabbladen om extra informatie vast te leggen. Deze tabbladen kunnen worden uitgezet, maar ook direct in het detailscherm worden getoond via de functie 'Inrichten invulschermen'. Op deze manier is de gebruiker volledig zelf in controle over welke informatie ze willen zien en waar deze getoond moet worden.
| Tabblad naam | Uitleg |
| Detail | Dit tabblad bevat de basisgegeven van de melding zoals de aanvrager, object en status. De inhoud van dit tabblad is te bepalen via het inrichtingsscherm van de melding. |
| Werkzaamheden | Hier kunnen de gewenste werkzaamheden ingegeven worden, ook kan er per werkzaamheid een uitkomst, opmerking en gereed status aangegeven worden. Werkzaamheden zijn eventueel door te zetten naar een vervolgwerkorder. Werkzaamheden kunnen ook mee komen vanuit de checklijst. |
| Onderdelen | In dit tabblad kunnen onderdelen gepland en/of uitgegeven worden. Geplande onderdelen kunnen ook mee komen vanuit de checklijst. Onderdelen die uitgegeven worden, worden automatisch toegevoegd aan de stuklijst/BOM van het object waarop de werkorder gebaseerd is. |
| Medewerkers | Hier kunnen de medewerkers op de werkorder worden bijgehouden, een medewerker kan hier ook zijn of haar uren inzien en zichzelf of andere gereed melden op de werkorder. |
| Meldingen | Indien de werkorder ontstaan is vanuit een melding is de melding hier inzichtelijk. Vanuit dit tabblad kunnen ook extra melding(en) gekoppeld worden aan de werkorder. |
| Gereedschappen | Hier kunnen eventuele gereedschappen gelogd worden op de werkorder. |
| Kosten | Hier zijn de kosten gemaakt op de werkorder inzichtelijk en kunnen eventuele kosten geboekt worden. De kosten vanuit uurboekingen (aantal uren * tarief) en onderdelen (aantal uitgifte * vaste verreken prijs) worden automatisch hier bijgehouden. |
| Objecten | Koppel eventuele extra objecten aan de werkorder. |
| Formulieren | Koppel eventuele formulieren aan de werkorder. |
| Bijlagen | Koppel bijlages zoals onder andere foto’s, Word, Excel of PDF bestanden. |
Middels de beschikbare velden (en de velden die zelf als gebruiker aangemaakt kunnen worden) valt binnen een werkorder alle informatie vast te leggen die nodig is om goed bij te houden wat een technische dienst doet op een werkorder.