Arbeitsaufträge

Wie arbeitet man mit Arbeitsaufträgen, was kann man mit Arbeitsaufträgen tun? In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein.

Arbeitsaufträge sind für den technischen Dienst gedacht, um alle ausgeführten Tätigkeiten zu registrieren, nachzuverfolgen und zu dokumentieren. Ein Arbeitsauftrag enthält viele Informationen, die festgehalten werden können. Über die Funktion „Eingabemasken einrichten“ und Benutzerrechte kann bestimmt werden, wer was sehen und/oder bearbeiten darf. Der Arbeitsauftrag muss alle wichtigen Informationen enthalten, damit diese dokumentiert und in der Zukunft eingesehen werden können.

Sehen Sie sich ggf. das untenstehende Video für eine ausführliche Erklärung der Möglichkeiten von Arbeitsaufträgen an.

Ein Arbeitsauftrag kann auf 3 Arten entstehen:

Über eine Meldung: Die Produktion kann eine Meldung erstellen, die vom technischen Dienst genehmigt oder abgelehnt wird. Bei Genehmigung wird aus einer Meldung ein Arbeitsauftrag.
Über eine präventive Wartungsaufgabe (Checkliste): Auf diese Weise können alle präventiven/periodischen Maßnahmen nachgehalten werden.
Manuell durch Erstellen eines einzelnen Arbeitsauftrags: Sehr praktisch, wenn man etwas bemerkt und sofort dokumentieren möchte.

Planen Sie Arbeitsaufträge den Mitarbeitern zu, um die Übersicht für den technischen Dienst klar zu halten. Ein Arbeitsauftrag kann einem Verantwortlichen und/oder einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden. Durch clevere Planung ist immer für alle ersichtlich, wann und von wem welcher Arbeitsauftrag ausgeführt werden muss.

Die App enthält beispielsweise Menüs, in denen der Mitarbeiter die ihm zugeordneten Arbeitsaufträge einsehen kann – sortiert nach dem geplanten Datum, sodass er die Liste einfach abarbeiten kann.

Ein Arbeitsauftrag enthält einige wesentliche Felder:

Feldname	Erklärung
Objekt	Wählen Sie das Objekt, auf das sich der Arbeitsauftrag bezieht. Dies kann durch Texteingabe, Auswahl aus der Baumstruktur oder durch Scannen eines Barcodes/QR-Codes erfolgen.
Typ	Wählen Sie die Art des Arbeitsauftrags, z. B. eine Störung oder eine Modifikation.
Beschreibung	Beschreiben Sie, worum es in Ihrem Arbeitsauftrag geht; optional kann aus einer Liste von Symptomen gewählt werden.
Status	Hier wird der Status des Arbeitsauftrags festgelegt.
Erstellt am	ControlOffice füllt automatisch Datum und Uhrzeit der Erstellung ein.
Erstellt von	ControlOffice füllt automatisch den Benutzer ein, der den Arbeitsauftrag erstellt.
Als erledigt gemeldet am	ControlOffice füllt automatisch Datum und Uhrzeit der Erledigung ein.
Als erledigt gemeldet von	ControlOffice füllt automatisch den Benutzer ein, der den Arbeitsauftrag als erledigt meldet.
Priorität	Die Priorität des Arbeitsauftrags kann festgelegt werden.
Planungsdatum	Hier kann das gewünschte Planungsdatum des Arbeitsauftrags eingetragen werden.
Lösung	Notieren Sie die Lösung des Problems.

Zusätzlich können über die Funktion „Eingabemasken einrichten“ unbegrenzt weitere Felder hinzugefügt werden, z. B. um Informationen zu Stillstand, Durchlaufzeit, geschätzten Kosten und Arbeitsstunden festzuhalten.

Oben im Arbeitsauftrag befinden sich Schaltflächen zum Drucken, Versenden per E-Mail, Erfassen von Stundenbuchungen, Aktualisieren von Zählerständen sowie zum Speichern oder Aktualisieren des Arbeitsauftrags.

Ein Arbeitsauftrag kennt 4 Standard-Status:

Status	Erklärung
Erstellt	Der Arbeitsauftrag wurde erstellt.
Als erledigt gemeldet	Der Arbeitsauftrag ist abgeschlossen, das Problem oder der Auftrag wurde ausgeführt. Die Maschine kann wieder produzieren. Dieses Recht kann über Benutzerrechte deaktiviert/blockiert werden.
Abgerechnet	Alle Begleitmaßnahmen sind abgeschlossen, die Stundenbuchungen sind vollständig, die Materialausgaben wurden erfasst und die Kosten sind vollständig. Dieses Recht kann über Benutzerrechte deaktiviert/blockiert werden.
Geschlossen	Der Arbeitsauftrag wird geschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden. Er wird im Überblick der Arbeitsaufträge verborgen, kann aber jederzeit mit der „Schiebeschaltfläche“ wieder angezeigt werden. Dieser Status kann nur überschrieben werden, wenn der Benutzer die entsprechenden Rechte besitzt.

Ein Arbeitsauftrag verfügt außerdem über mehrere Registerkarten zur Erfassung zusätzlicher Informationen:

Registerkarte	Erklärung
Details	Enthält die Basisdaten der Meldung wie Antragsteller, Objekt und Status. Die Inhalte können über das Einrichtungsmenü bestimmt werden.
Arbeiten	Hier können die gewünschten Arbeiten eingegeben werden. Für jede Tätigkeit kann ein Ergebnis, eine Bemerkung und ein Erledigt-Status angegeben werden. Arbeiten können in Folgeaufträge überführt werden und auch automatisch aus einer Checkliste generiert werden.
Herkunft der Arbeiten	Wenn der Arbeitsauftrag aus einer Tätigkeit (Folgeauftrag) entstanden ist, werden die zugrunde liegenden Arbeiten hier aufgelistet.
Teile	Hier können Teile geplant und/oder ausgegeben werden. Geplante Teile können auch aus der Checkliste übernommen werden. Ausgegebene Teile werden automatisch der Stückliste/BOM des Objekts hinzugefügt.
Mitarbeiter	Hier können Mitarbeiter im Arbeitsauftrag nachgehalten werden. Ein Mitarbeiter kann hier auch seine Stunden einsehen und sich selbst oder andere im Arbeitsauftrag als erledigt melden.
Meldungen	Falls der Arbeitsauftrag aus einer Meldung entstanden ist, ist diese hier sichtbar. Von hier aus können zusätzliche Meldungen mit dem Arbeitsauftrag verknüpft werden.
Werkzeuge	Hier können ggf. Werkzeuge im Arbeitsauftrag erfasst werden.
Kosten	Hier sind die im Arbeitsauftrag entstandenen Kosten sichtbar. Kosten aus Stundenbuchungen (Stundenanzahl * Tarif) und Teile (Ausgabeanzahl * Verrechnungspreis) werden automatisch erfasst.
Objekte	Verknüpfen Sie ggf. weitere Objekte mit dem Arbeitsauftrag.
Formulare	Verknüpfen Sie ggf. Formulare mit dem Arbeitsauftrag.
Anhänge	Verknüpfen Sie Anhänge wie Fotos, Word-, Excel- oder PDF-Dateien.

Dank der verfügbaren Felder (und der Felder, die Benutzer selbst anlegen können) lässt sich in einem Arbeitsauftrag sämtliche benötigte Information dokumentieren, um präzise nachzuhalten, was der technische Dienst an einem Arbeitsauftrag ausführt.