Wel of niet werken met uurboekingen?

Een uurboeking maak je in ControlOffice eenvoudig vanuit een werkorder. De monteur is daar al om te vermelden wat hij of zij allemaal gedaan heeft, dus een uurboeking maken hoeft niet veel tijd te kosten.

Een uurboeking kan gelinkt worden aan kosten doormiddel van de uurtarief van een medewerker, maar dat hoeft niet. Enkel een uurboeking maken om inzichtelijk te krijgen hoeveel tijd een bepaalde werkorder nou kost, en dus hoeveel tijd per periode er besteed wordt aan een object, biedt al heel veel informatie. 

Waarom een uurboeking maken?

1. Inzicht in kosten

• Je ziet precies hoeveel uren er per werkorder, object of locatie besteed worden.
• Je kunt de interne loonkosten en eventueel door te belasten kosten beter onderbouwen.

2. Betere capaciteitsplanning

• Door te weten hoeveel tijd onderhoudstaken werkelijk kosten, kun je realistischer plannen. 
• Je ziet of de technische dienst over- of onderbezet is.

3. Transparantie en verantwoording

• Operators, productie en management krijgen helder inzicht in waar de tijd van de technische dienst naartoe gaat.
• Je kunt aantonen dat veel uren bijvoorbeeld in storingen zitten, of juist in preventief onderhoud.

4. Verbeterkansen signaleren

• Als je merkt dat bepaalde storingen onevenredig veel tijd vragen, kan dit aanleiding zijn om structurele verbeteringen door te voeren.
• Het maakt inefficiënties zichtbaar (bijvoorbeeld veel reistijd of wachttijd).

5. Onderbouwing voor investeringen

• Met betrouwbare data over uren kun je beter onderbouwen waarom er bijvoorbeeld meer mensen nodig zijn, of waarom investeren in nieuwe machines of preventief onderhoud loont.

Hoe je de angst rond uurboekingen wegneemt

Sommige medewerkers zijn bang dat het maken van een uurboeking tegen hun gekeerd wordt, "Je hebt niet voldoende uren geboekt vandaag", of "Waarom doe je over die klus 3 uur, dat moet toch ook in 1 uur kunnen" zijn vaak gehoorde redenen dat er intern niet erg enthousiast over het maken van een uurboeking gereageerd wordt.

1. Benadruk dat het geen controlemiddel is, maar een verbeterinstrument
   Het gaat niet om wie langzaam of snel werkt, maar om inzicht te krijgen in hoe lang werkorders écht duren. Alleen met die kennis kun je beter plannen en storingen of werkdruk aanpakken.
2. Maak duidelijk dat de uren niet tegen iemand gebruikt worden
   Het is niet de bedoeling dat iemand zich moet verantwoorden over elke minuut. Een werkorder duurt zolang als hij duurt – en dat is waardevolle informatie.
   Dat iemand langer dan verwacht over een werkorder doet hoeft niet betekenen dat iemand traag werkt, het kan ook betekenen dat diegene misschien juist iets meer doet, of zijn taken nauwkeuriger uitvoert, met daardoor een soepel draaiende machine.
3. Laat zien wat medewerkers er zelf aan hebben
   - Minder onrealistische planningen (“het moet in 1 uur”), werkorders kunnen realistischer ingepland worden, wat minder stress oplevert.
   - Beter onderbouwde aanvragen voor extra collega’s of middelen.
   - Meer begrip vanuit de rest van de organisatie wat het werk van de technische dienst écht inhoudt.
4. Gebruik de data op teamniveau, niet om individuen af te rekenen
   Rapporteer bijvoorbeeld hoeveel tijd er in totaal in storingen gaat zitten, of in preventief onderhoud. Zo verschuift de focus van individueel naar gezamenlijk resultaat. Zien dat er minder tijd naar het oplossen van storingen gaat, en meer naar gepland preventief onderhoud, werkt heel motiverend voor zowel de TD, als de productie.
5. Communiceer open over het doel
   Leg vooraf uit: “We vragen jullie uren te boeken zodat we met elkaar beter kunnen plannen en minder druk ervaren, niet om op jullie persoonlijke inzet te letten.”
   Zo'n uitleg helpt enorm om uit te leggen waarom je wilt beginnen met het bijhouden van de gewerkte uren.

Kort gezegd draait het om vertrouwen en hoe je het uitlegt: als uurboekingen worden neergezet als een hulpmiddel voor de hele technische dienst, dan krijgen medewerkers er zelf ook baat bij.