Hoe te werken met meldingen

Laten we beginnen met wat een melding is.

Een melding is niks anders dan iemand anders dan de technische dienst die 'iets' wil doorgeven aan de technische dienst. Dit 'iets' kan een storing zijn, maar ook een modificatie of verbetervoorstel. Als beheerder van ControlOffice bepaal je zelf welke type meldingen gemaakt kunnen worden.

Wellicht los je dit nu op met WhatsApp berichten, telefoontjes, e-mails of face to face en ben je snel kwijt wie wat wanneer heeft gezegd. Dit is op te lossen door de bijvoorbeeld de productie rechten te geven tot het maken van meldingen. Zo voeg je de vele stromen van informatie die binnen komen samen tot één overzichtelijke lijst.

Waarom meldingen maken en gestructureerd vastleggen?

Het nut van meldingen maken zit vooral in structuur, snelheid en inzicht voor je technische dienst. Kort gezegd: zonder meldingen werk je reactief en chaotisch, met meldingen werk je gestructureerd en verbeter je continu.

De grootste voordelen zijn:

Niets gaat verloren
Mondelinge of losse meldingen via WhatsApp of e-mail raken makkelijk kwijt.
Door een melding vast te leggen, heb je altijd een volledig overzicht van alle openstaande en afgehandelde taken.
Sneller en gerichter reageren
Meldingen bevatten locatie, prioriteit en omschrijving, waardoor de juiste monteur meteen kan starten. Hierdoor is er minder onnodige wachttijd of miscommunicatie.
Prioriteiten stellen
Je ziet in één overzicht welke meldingen urgent zijn en welke kunnen wachten.
Zo voorkom je dat kleine klusjes grote storingen worden.
Betere communicatie
Iedereen in het team kan de status van een melding volgen. De melder is op de hoogte of de melding al opgepakt is, wat de status is, etc. Dit scheelt frustratie en voorkomt dubbele meldingen.
Historiek en analyse
Doordat alle meldingen bewaard blijven, kun je terugzien welke storingen vaak voorkomen. Dit helpt om structurele problemen op te lossen in plaats van steeds brandjes te blussen.

Met meldingen leg je elk verzoek, storing of onderhoudstaak direct vast, zodat niets verloren gaat. Je team ziet in één oogopslag wat er moet gebeuren en welke prioriteit het heeft. Zo reageer je sneller, voorkom je misverstanden en houd je grip op de voortgang. Bovendien bouw je met meldingen automatisch een historiek op waarmee je terugkerende problemen kunt analyseren en structureel oplossen. Het resultaat: minder stilstand, meer efficiëntie en een technische dienst die altijd overzicht heeft.

Op welke manieren kan je een melding maken?

Een melding maken kan op 3 manieren.

Via de webapplicatie
Achter je laptop of pc kan je eenvoudig een melding maken en eventueel foto's en video's toevoegen.
Via de app
Via de app kunnen vanuit het veld meldingen gemaakt worden, scan eenvoudig de QR code van het juiste object om direct de melding op het goede doel vast te leggen, ook kan er vanuit de app eenvoudig foto's en video's gemaakt en toegevoegd worden.
Via de API
Een PLC of ander extern systeem kan middels onze API meldingen aanmaken, wordt bijvoorbeeld de temperatuur te hoog, of is het oliepeil te laag, als een sensor dit registreert kan de kennis naar ControlOffice gestuurd worden zodat er direct op gereageerd kan worden.

Wat moet je invullen bij het maken van een melding?

Wat je een melder laat invullen tijdens het maken van een melding is heel belangrijk, een zo goed mogelijk ingevulde melding voorkomt dat je als TD extra informatie moet opvragen, wat weer de reactietijd benadeeld. Het is daarnaast ook verschillend per bedrijf, de werkwijze en de al bestaande richtlijnen. Hieronder een aantal opties van wat wij vaak meemaken.

Het object
Misschien wel het belangrijkste, waar doet de melding zich nou eigenlijk voor. Zo weet je als TD gelijk waar je heen moet en eventueel al wat je mee moet nemen (op basis van een stuklijst)
Wat is er aan de hand?
Een goede beschrijving van het probleem, of wat je wilt doorgeven is cruciaal. Alleen doorgeven 'Storing', of 'Doet het niet', helpt niet mee met een snelle probleem oplossing
Het type melding
Geef middels een drop-down aan of het gaat om bijvoorbeeld een storing, verbetervoorstel of modificatie. Dit helpt de TD enorm met identificeren van wat voor een soort melding het is, en bepaald eigenlijk al grotendeels de prioriteit. Een melding met als type storing dient sneller opgepakt te worden dan een modificatie voorstel.
Wie maakt de melding en wanneer
Wie de melding maakt, en wanneer dit was (datum/tijd) legt ControlOffice automatisch vast op basis van de huidige tijd en wie ingelogd is. Het is heel belangrijk om te weten wie en wanneer de melding gemaakt is, zodat bij vragen de juiste persoon bereikt kan worden.
De prioriteit
Hier zijn de meningen wel over verdeeld, want een melder toestaan de prioriteit te bepalen kan betekenen dat alles een hoge prioriteit krijgt, want voor hem of haar is het immers van hoge prioriteit dat de storing bij zijn of haar machine zo snel mogelijk wordt opgelost. Maar alle meldingen met prioriteit hoog, betekent dat er geen prioriteit is. Door de melders goed te instrueren over welke prioriteit nou bij welk type probleem hoort, kan dit voorkomen worden. Een goede prioriteit aanduiding kan enorm helpen bij het bepalen welke melding(en) je als eerst wilt of moet oppakken.
Foto's of video's
Het spreekwoord "Een foto zegt meer dan duizend woorden" is er niet voor niks. Een goede foto en/of video (of meerdere!) kan de TD enorm helpen om het probleem al te identificeren voordat de monteur op pad gaat, dit draagt uiteraard bij aan een snelle oplossing.

ControlOffice staat je toe om elk veld/vraag toe te voegen aan melding, er kan dus potentieel veel meer informatie in een melding worden vastgelegd dan de bovenstaande voorbeelden.

Meldingen beheren

Iemand (of meerdere personen) moet de meldingen beheren, meestal is dit in wat grotere technische diensten de werkvoorbereider(s) en in kleinere technische diensten de hoofd TD of één van de dienstdoende monteur(s). Een melding kan goedgekeurd (=doorgezet naar een werkorder) worden, of afgekeurd (geannuleerd) worden. Je kan zowel via onze app, als de webapplicatie, een melding goedkeuren of annuleren.

De melding wordt uiteindelijk een werkorder, de werkorder wordt toegekend aan de juiste person(en) en daar wordt verdere kennis op bijgehouden. De melding blijft echter gelinkt aan de werkorder, en informatie vanuit de werkorder is zichtbaar in de melding. Zou houden we de melder op de hoogte van wat er gebeurd met zijn melding.