Onderdelen exporteren en importeren
Alle onderdelen worden geëxporteerd naar Excel.
Alle onderdelen zijn per onderdeelgroep naar Excel te exporteren, daarnaast komt er een tabblad voor alle onderdeel-magazijn en alle onderdeel-leveranciers informatie.
Bijvoorbeeld, indien er 20 onderdeelgroepen in de database zitten, zal de Excel 22 tabbladen bevatten, de 20 onderdeelgroepen plus een tabblad voor de onderdeel-magazijn informatie en een tabblad voor de onderdeel-leveranciers informatie.
Per onderdeelgroep kunnen nieuwe onderdelen worden toegevoegd, in de tabbladen voor de magazijn en leveranciersgegevens kan informatie over deze koppelingen worden bijgewerkt en toegevoegd. Kolommen die rood gemarkeerd zijn, zijn verplicht om in te vullen.
In deze exportmodule kunnen geen voorraad aangepast worden. Zie hiervoor de "Voorraad" export en importmodule.
Tabblad: Een onderdeelgroep (kunnen meerdere tabbladen zijn, afhankelijk van het aantal onderdeelgroepen)
| Kolomnaam | Uitleg |
| Onderdeelgroep | Geef hier de unieke code van de onderdeelgroep op |
| Code | Geef hier de unieke code van het onderdeel op |
| Naam | Geef de naam van het onderdeel op |
| Omschrijving | Geef de eventuele omschrijving/toelichting van het onderdeel op |
| Merk | Vul eventueel het merk in |
| Soort | Vul eventueel het type in |
| Basiseenheid | Vul de basiseenheid in (bv stuks of liters) |
| Vaste verreken prijs | Vul de vaste verreken prijs in (alleen cijfers, geen valuta teken) |
| Eventuele vrije velden | Vanaf kolom I worden eventuele vrije velden die de gebruiker zelf heeft aangemaakt weergeven, deze kunnen ingevuld en geïmporteerd worden. |
Tabblad: PartStock
| Kolomnaam | Uitleg |
| Onderdeel | Geef de unieke onderdeelcode op uit het vorige tabblad(en) |
| Magazijn | Geef de unieke magazijncode op (moet magazijncode moet al bestaan) |
| Locaties | Geef de magazijn locatie op |
| Voorraadeenheid | In welke eenheid houdt je de voorraad bij, bijvoorbeeld stuks of liters |
| Basiseenheden in voorraad eenheden | Geef het aantal basis eenheden in een voorraad eenheid op, bijvoorbeeld 5 stuks (basis eenheid) in 1 doos (voorraad eenheid) |
| Min. voorraad | Geef de minimale voorraad (in basiseenheden) op |
Indien je meerdere magazijnen aan één onderdeel wilt koppelen, maak dan 2 regels voor hetzelfde onderdeel aan in dit tabblad. De unieke onderdeelcode staat dan dus op 2 regels, de magazijn, locatie, etc. verschilt vervolgens per regel.
Tabblad: PartSupplier
| Kolomnaam | Uitleg |
| Onderdeel | Geef de unieke onderdeelcode op uit het vorige tabblad(en) |
| Leverancier | Geef de unieke relatiecode op (de relatie moet al bestaan) |
| Standaard | Is dit de standaard/hoofdleverancier (vul ONWAAR of WAAR in) |
| Code bij leverancier | Het artikelnummer dat de leverancier hanteert voor dit onderdeel |
| Naam bij leverancier | De naam van het onderdeel dat de leverancier hanteert voor dit onderdeel (indien hetzelfde als je eigen onderdeelnaam, hoeft hier niks ingevuld te worden) |
| Inkoopeenheid | De eenheid waarin je inkoop (bv stuks, doos) |
| Basiseenheden in een verkoopeenheid | Het aantal basiseenheden (bv stuks) dat zich in een verkoopeenheid bevindt |
| Minimale order hoeveelheid | Hoeveel inkoopeenheden moeten er minimaal ingekocht worden |
| Inkoopprijs | De inkoopprijs in je eigen valuta |
| Inkoopprijs (iv) | De inkoopprijs in de valuta van de leverancier (bv Ponden, of Dollars) |
| Inkoopvaluta | De inkoopvaluta van de leverancier (indien dit dezelfde valuta is als jezelf, vul hier dan niks in) |
| Korting % | De korting in percentage |
| Lev. tijd | De levertijd, vul alleen een getal in, de eenheid wordt vermeld in de volgende kolom |
| DeliveryTimeUnit | De levertijd, vul "Uur", "Dag", "Week", "Maand" of "Jaar" op. |
Indien je meerdere leveranciers aan één onderdeel wilt koppelen, maak dan 2 regels voor hetzelfde onderdeel aan in dit tabblad. De unieke onderdeelcode staat dan dus op 2 regels, de leverancier, code bij leverancier, etc. verschilt vervolgens per regel (leverancier).
De exportmodule exporteert geen onderdelen die in de prullenbak zitten, alleen actieve onderdelen worden geëxporteerd. Is de knop om te exporteren en importeren niet aanwezig, dan dient deze functie aangezet te worden middels de gebruikersrechten.
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Indien een veld verwijst naar een set waarden (bv een relatie/leverancier van het onderdeel) dienen de waardes opgegeven in de Excel overeen te komen met de beschikbare waardes in ControlOffice. De importfunctie van de Excel past geen waardes aan in deze lijsten. Update eerst de lijst in ControlOffice, en voer dan de import uit. Bijvoorbeeld, in een onderdeel wordt als relatie 'X' genoemd, maar er bestaat geen relatie met als code 'X', dan zal de import niet slagen.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuw onderdeel uploaden via de Excel zonder onderdeelcode zal resulteren in een foutmelding. Verplichten velden hebben in de Excel een rode opvulling.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf wat onderdelen aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.