Onderdeelbeheer
Het maken en beheren van onderdelen. Hier kunnen onderdeelgroepen, onderdelen en de magazijnen die worden gebruikt, beheerd worden.
Onderdelen kunnen in ControlOffice gebruikt worden om in te kopen en uit te geven, bijvoorbeeld via een werkorder. Daarnaast worden onderdelen door uit te geven op een werkorder en/of object gelijk gekoppeld aan de stuklijst (BOM) van het object. Dit kan ook handmatig of middels een import.
Hoever je gaat met het vastleggen van de onderdelen is per bedrijf verschillend. Realistisch gezien zijn er teveel onderdelen verspreid door alle objecten binnen een bedrijf om goed vast te leggen en bij te houden. Wees daarom eerlijk over wat haalbaar is. Ga je elk onderdeel dat je handen passeert vastleggen? Of neem je alleen de belangrijkste, hardlopende onderdelen? Of een combinatie van de opties? Is er iemand full-time aanwezig om alles bij te houden of is het extra werk? Het is beter om iets goed bij te houden, dan veel vast te leggen en er niks mee te doen.
Per onderdeel kan er ook een QR code geprint worden. De QR code kan gebruikt worden om te scannen vanaf de ControlOffice app, zo kan eenvoudig een onderdeel worden uitgegeven.
Zie ook deze video over het maken en beheren van je onderdelen.
Onderdelen
In dit scherm kunnen onderdelen aangemaakt, bewerkt of verwijderd worden.
Een onderdeel heeft een aantal belangrijke velden in het detailtabblad, via de onderdeelgroepen kan elk scherm ingericht worden met de gewenste velden.
Veld | Uitleg |
Code | Geef een unieke onderdeelcode op. De code kan ook automatisch middels een reeks worden bepaald door ControlOffice. |
Naam | Geef de naam van het onderdeel op |
Merk | Geef het merk op |
Type | Geef het type op |
Basiseenheid | Geef de basiseenheid in waarmee je dit onderdeel verbruikt, bijvoorbeeld 'Stuks'. |
Vaste verreken prijs (VVP) | De vaste verreken prijs is de prijs die ControlOffice gebruikt om de kosten omtrent dit onderdeel bij te houden. Indien het onderdeel wordt uitgegeven of ingekocht is dit de prijs die in kostenboekingen wordt gebruikt. |
Vaak is de onderdeelcode een afkorting van de onderdeelgroep gevolgd door een cijferreeks. Bijvoorbeeld, de onderdelen in de onderdeelgroep 'Lagers' heeft als code 'LAG0001' en dan oplopend verder nummeren. Middels een reeks kan dit ingesteld worden, er hoeft dan nooit meer een onderdeelcode bedacht te worden.
Naast de informatie in het detailtabblad, zijn er nog andere tabbladen aanwezig om informatie in te vullen.
Tabblad | Functie |
Magazijn | Geef hier per onderdeel op in welk magazijn(en) het onderdeel kan liggen. Per magazijn kan een huidige voorraad, minimale voorraad en specifieke magazijn locatie worden vastgelegd. |
Leveranciers | Geef hier de leveranciers op waar dit onderdeel besteld kan worden. Per leverancier kan de code bij de leverancier (hun artikelnummer), de inkoopprijs, levertijd, korting en nog meer informatie worden vastgelegd. |
Bijlagen | Voeg eventuele bijlage behorende bij het onderdeel toe. |
Objecten | Hier worden de objecten waarin het onderdeel voorkomt vastgelegd. Dit gebeurd automatisch op basis van uitgiftes, maar kan ook met de hand worden aangevuld. |
Inkoopgeschiedenis | Hier komen alle inkooporders waarmee dit onderdeel ingekocht is te staan. |
Verbruiksgeschiedenis | Hier komen alle uitgiftes op dit onderdeel te staan. |
Onderdeelgroepen
Onderdeelgroepen zijn verplicht bij het maken van een onderdeel.
Een onderdeelgroep bied verschillende voordelen.
- Per onderdeelgroep kan de opmaak van de stamkaart bepaald worden. Zo zijn de kenmerken specifiek voor onderdelen in de groep.
- Per onderdeelgroep kunnen statistieken bepaald worden, bv de kosten per onderdeelgroep.
Voorbeelden van onderdelengroepen zijn: lagers, olie & vetten, verlichting, pneumatic, elektra.
De opmaak van een onderdeelgroep is altijd met deze werkwijze. Elk detailscherm heeft 3 niveaus.
Niveau | Functie |
Kolom | Een kolom is blauw omlijnt in het ontwerpscherm. Er dient minimaal 1 kolom aanwezig te zijn, en maximaal 3. Door kolommen te maken verspreid de informatie zich over het scherm. Een kolom kan een titel krijgen om de informatie in die kolom te benadrukken. Een kolom is onder te verdelen in segmenten. |
Segment | Een segment is grijs omlijnt in het detailscherm. Elke kolom is onder te verdelen in segment, er dient minimaal één segment per kolom aanwezig te zijn. Een segment kan een titel krijgen om de informatie in dat segment visueel te benadrukken. In een segment kunnen velden geplaatst worden. |
Veld | Een veld kan alleen in een segment geplaatst worden. Een veld kan bewerkbaar of verplicht gemaakt worden. |
Er zijn diverse opties in het menu bij het opmaken van de invulschermen.
Optie | Uitleg |
Kolom verwijderen | Klik op het 'Shredder' icoontje rechts boven in een kolom om de kolom te verwijderen, de kolom kan alleen verwijderd worden als er geen segmenten meer in zitten. |
Segment verwijderen | Klik op het 'Shredder' icoontje rechts bovenin een kolom om het segment te verwijderen, het segment kan alleen verwijderd worden als er geen velden meer in zitten. |
Veld bewerkbaar | Middels een vinkje rechts naast het veld kan per veld worden aangegeven of het veld bewerkbaar is, of alleen zichtbaar is. |
Veld verplicht | Middels een vinkje rechts naast het veld kan per veld worden aangegeven of het veld verplicht is om in te vullen of niet. |
Veld verwijderen | Middels het prullenbak icoontje rechts naast een veld kan het veld verwijderd worden uit dit detailscherm. Het veld wordt echter niet direct verwijderd, het wordt verwijderd naar de bak met velden die nog toe te voegen zijn. Bepaalde velden kunnen niet verwijderd worden, dit zijn systeemvelden en benodigd voor een goede afhandeling van de data in ControlOffice. |
Verslepen | Zowel een kolom, als segment, als veld kan versleept worden naar een gewenste positie |
Kolom toevoegen | Zodra er 1 of 2 kolommen zijn, kan er een kolom worden toegevoegd, deze knop verschijnt automatisch links onderdeel het scherm. |
Segment toevoegen | In elke kolom zit links onderin een knop om een nieuw segment toe te voegen aan de kolom. |
Veld toevoegen | In elk segment zit rechts onderaan een knop om een veld toe te voegen aan het segment. |
Lijst toevoegen | Elk tabblad kan als lijst worden toegevoegd in het detailscherm. Door een tabblad direct in het detailscherm te plaatsen hoeft de gebruiker niet meer naar een tabblad te gaan om ermee te werken. Zo kan er bijvoorbeeld in een werkorder, zonder van tabblad te wisselen, direct een werkzaamheid gemaakt worden, een onderdeel uit te geven of een bijlage toe te voegen. Elk tabblad is als lijst toe te voegen in een detailscherm. |
Vanuit de knop 'Veld toevoegen' kan een veld dat al bestaat, maar nog niet gebruikt wordt in deze onderdeelgroep, toegevoegd worden. Selecteer hiervoor één of meerdere regels (velden) en klik op het + icoontje links bovenaan. Naast het + icoontje zit een knop om een 'Nieuw vrij veld' aan te maken. Door op deze knop te klikken maak je een nieuw vrij veld aan, die direct toegevoegd en gebruikt kan worden. Een nieuw vrij veld heeft altijd een naam (moet uniek zijn, en geen vreemde tekens bevatten), een label (dit tonen we aan de gebruikers) en een veldtype hebben.
Naast het opmaken van het detailscherm kunnen ook de tabbladen bewerkt worden.
Zo is per tabblad aan te geven of het tabblad zichtbaar moet zijn in de webapplicatie en/of in de app, en is aan te geven welke kolommen zichtbaar moeten zijn, ook dit voor zowel de webapplicatie als de app.
De functionaliteiten die dit menu bied zijn niet geschikt voor alle gebruikers, zorg dat alleen gebruikers met kennis toegang hebben tot dit menu.
Vrije velden - Onderdelen
Hier is een overzicht van alle vrije velden die de gebruiker, naast de aangeboden systeemvelden, zelf aangemaakt heeft. Deze vrije velden kunnen in elke onderdeelgroep gebruikt worden. Een vrij veld heeft altijd 3 verplichte velden die ingevuld dienen te worden. Een nieuw vrij veld heeft altijd een naam (moet uniek zijn, en geen vreemde tekens bevatten), een label (dit tonen we aan de gebruikers) en een veldtype hebben. Er zijn verschillende veldtypes beschikbaar.
Veldtype | Uitleg |
Afbeelding | Upload een afbeelding |
Afdeling | Kies een afdeling (systeembeheer - afdelingen) |
Autonummer | Een automatisch oplopend nummer |
Bedrag | Vul een bedrag in |
Datum | Vul een datum in |
Datum / tijd | Vul zowel een datum als tijd in |
Decimaal | Vul een getal in met 2 cijfers achter de komma |
Dienst | Kies een dienst (systeembeheer - diensten) |
Getal | Vul een afgerond getal in |
Handtekening | Vul een handtekening in |
Ja/nee invoer | Kies uit ja of nee als antwoord |
Medewerker | Kies een medewerker (systeembeheer -> medewerkers) |
Memo | Een groter opmaakblok om tekst in te vullen |
Product | Kies een product (systeembeheer -> producten) |
Relatie | Kies een relatie (hoofdmenu -> relaties |
Tijd | Vul alleen een tijd in (00:00) |
Tekst | Vul een tekst in |
Waardenlijst | Laat de gebruiker kiezen uit een waardenlijst (systeembeheer -> waardenlijsten) |
Magazijnen
Hier zijn de magazijnen aan te maken die gekoppeld kunnen worden aan de onderdelen.
Een magazijn heeft 2 verplichte velden, de code (moet uniek zijn) en de naam.
Een magazijn kan als default worden aangemerkt, elk onderdeel dat aangemaakt of geïmporteerd wordt, wordt vervolgens automatisch in het default magazijn geplaatst.