Migreren van TDOffice naar ControlOffice

Bij een migratie van TDOffice naar ControlOffice komt een aantal belangrijke zaken kijken. Hieronder vind je een overzicht van wat je kunt verwachten en waar je op moet letten:

✅ 1. Behoud van je data (belangrijkste punt)

• Alle gegevens blijven behouden: Werkorders, objecten, medewerkers, onderdelen, documenten, historie enzovoorts.

• De migratie van je data is gratis: Dit wordt volledig verzorgd, zonder extra kosten.

🔁 2. De migratie zelf

• Automatische conversie van de database door ControlOffice.

• Testmigratie mogelijk: Je kunt op verzoek een testomgeving krijgen om het resultaat vooraf te bekijken.

• Afstemming vooraf: Er wordt samen gekeken naar welke delen van ControlOffice je gebruikt en of er aanpassingen nodig zijn in de inrichting.

• Afspraak maken voor livegang: Wanneer wil je migeren? Je bent ongeveer een uur offline.

💡 3. Wat verandert er functioneel?

• Nieuwe gebruikersinterface: Modern en intuïtief, werkt sneller en beter op mobiel/tablet.

• Meer functionaliteit: Extra functies zoals planning op projecten, automatische werkorderverwerking, betere zoek- en filterfuncties.

• Toekomstgerichte technologie: ControlOffice draait volledig in de cloud en is sneller uitbreidbaar.

📋 4. Waar moet je op letten?

• Controleer gebruikersrollen en rechten: Er zijn er in ControlOffice extra instellingen voor toegang en autorisatie.

• Inrichting van dashboards en schermen: Je kunt gebruikmaken van de nieuwe ‘inrichten invulschermen’-functie.

• Training voor medewerkers: Overweeg korte (online) instructies voor je team om snel vertrouwd te raken.

🧭 5. Ondersteuning na migratie

• Supportteam staat klaar om vragen op te vangen en ondersteuning te bieden.

• Toegang tot de kennisbank van ControlOffice (met handleidingen en video’s).

• Mogelijkheid tot evaluatiegesprek na enkele weken om te optimaliseren.

De eerste keer inloggen

Je hebt van ons een URL gekregen om mee te testen en je wilt de eerste keer inloggen.

In de testfase hebben we nog niet je documenten meegenomen, de links naar een document zijn wel aanwezig, maar zullen niet werken. Tijdens de daadwerkelijke overgang nemen we uiteraard wel je documenten mee.

Alle wachtwoorden zijn gereset. Je gebruikersnaam is hetzelfde, behalve dat de spaties eruit zijn gehaald. Bijvoorbeeld, is je gebruikersnaam in TDOffice “voornaam achternaam”, dan is dit in ControlOffice “voornaamachternaam” geworden.

De nieuwe wachtwoorden krijg je van ons tijdens en na de migratie.
Na de eerste keer inloggen dient de gebruiker gelijk zijn wachtwoord aan te passen.
Je wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakters, 1 vreemd-teken, 1 cijfer en 1 hoofdletter.

De grootste veranderingen ten opzichte van TDOffice

Waar moet je extra goed op letten en rekening mee houden na de migratie:

1. De looks & feeling zijn de grootste verandering. Qua werking, gedachte erachter, werkt ControlOffice nagenoeg gelijk aan TDOffice.
   Alle instellingen staan nu onder ‘Systeembeheer’.
   In detail schermen kunnen nu velden naast elkaar in kolommen en segmenten op het scherm worden getoond.
2. De zoekfunctie/filter in overzichten is groot aangepakt, zoeken gebeurd nu niet meer rechtstreeks in een kolom, maar middels of een algemene zoekactie rechts bovenaan, of middels de ‘Filter’ knop, hier kan een uitgebreid filter opgebouwd, en bewaard worden als view.
3. Alle wachtwoorden zijn gereset, deze kunnen niet mee gemigreerd worden.
   Je wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakters, één cijfer, één hoofdletter en één vreemd teken (bv !@#$).
4. Alle gebruikersnamen zijn nu zonder spaties. Let hierbij op bij de eerste keer inloggen.
   Gebruikersnamen kunnen alleen de volgende tekens bevatten: Kleine letters, hoofdletters, cijfers. min-teken ( - ), underscore ( _ ), comma, apestaartje, plus-teken.
   Controleer dit in TDOffice en corrigeer waar nodig.
5. Wachtwoord recovery gaat in ControlOffice via de mail.
   Elke gebruiker heeft verplicht een e-mailadres nodig, je kan dit alvast in TDOffice aanvullen per medewerker om voorbereid te migreren naar ControlOffice, vergeet ook het admin account niet. Elke nieuwe gebruiker dient ook een e-mailadres te krijgen, hier wordt een inlogmail naar toe gestuurd om zijn aanmelding te voltooien. Het emailadres hoeft niet uniek te zijn, een gebruiker zonder eigen emailadres kan een algemeen emailadres krijgen, of het emailadres van een andere gebruiker.
6. Een werkorder wordt in TDOffice gearchiveerd/verborgen als deze gereed/afgeboekt is, en ouder dan één jaar. Dit gebeurd in ControlOffice middels een nieuwe status ‘Gesloten’. Alle werkorders die in TDOffice verborgen zijn, krijgen met de migratie de status ‘Gesloten’. Eventueel kunnen we tijdens de migratie afspreken dat er meer werkorders op gesloten worden gezet. Als gebruiker ben nu zelf in controle over welke werkorder je hiermee wilt verbergen/archiveren. Ditzelfde geldt voor de inkooporders in ControlOffice.
7. Medewerkers toewijzen als verantwoordelijke (nieuw) of medewerker gebeurd nu per medewerker in plaats van per gebruikersgroep; na een migratie is het aan de gebruiker om via ‘Systeembeheer’ en dan ‘Medewerkers’ de juiste medewerkers de juiste rollen toe te wijzen.
8. Een inkooporder of uitgifte van een onderdeel kan niet meer rechtstreeks als bestemming een kostenplaats De bestemming ‘Kostenplaats’ gaat in ControlOffice altijd via de kostenplaats van het object. De inkoopregel heeft dus als bestemming een object, en via het object is de bestemming een kostenplaats.
9. Bekijk de bonnen die afdrukt of gebruikt, bijvoorbeeld je inkooporder en werkorder. Moeten we de looks vanuit TDOffice nog namaken of print je niet meer? Wil je wijzigingen ten opzichte van hoe het eruit ziet in TDOffice? Zo ja, dit het moment om dat gelijk goed op te pakken. In de test migratie hebben we je bonnen nog niet mee gemigreerd, het is aan de klant om zelf de wensen omtrent dit duidelijk te maken voor de daadwerkelijke migratie.
10. De checklijst intervallen zijn aangepast als het gaat om schematisch aangestuurde checklijsten. Hier valt nu veel nauwkeuriger een datum op te geven, bijvoorbeeld altijd op woensdag, of elke werkdag, of altijd de 3^de dinsdag in mei. Om deze reden kan een checklijst die ‘schematisch’ aangestuurd wordt, geen verschillende plandatums meer bevatten, er is per checklijst maar één interval mogelijk. Heb je nu in TDOffice schematisch aangestuurde checklijsten waaraan meerdere objecten gekoppeld zijn, die elk op een andere datum ingepland worden, dan dient dit opgesplitst te worden naar meerdere checklijsten.
11. Het aller belangrijkst! Ga testen en spelen in de website.

Stappenplan voor en bij de daadwerkelijke omzetting

Deze stappen houden we aan bij de definitieve overgang.

1. Datum en tijd inplannen
   Zodra je zeker weet dat je de werking van ControlOffice duidelijk is en je geen vragen meer hebt over de werking en functies kunnen we een datum en tijd inplannen voor de overgang. 
2. De daadwerkelijke migratie
   We gaan de daadwerkelijke overzetting uitvoeren op de overeen gekomen datum en tijd. De migratie zelf duurt ongeveer een uur. Je bent gedurende die tijd offline in zowel TDOffice als ControlOffice. Je TDOffice website blijft na de migratie definitief offline.