Inkooporders
Dit menu toont alle inkooporders die momenteel actief zijn of in het verleden ingekocht zijn. Er kunnen nieuwe inkooporders gemaakt worden, of informatie vanuit reeds compleet gemelde inkooporders kan ingezien worden.
Alle inkooporders die op de status 'Gesloten' of 'Geannuleerd' staan worden default verborgen uit dit menu, ze zijn weer inzichtelijk te maken door het 'schuif' icoontje om te zetten.
Een inkooporder kan geprint of direct via de mail verstuurd worden naar de leverancier. Open hiervoor de inkooporder en klik op het email icoontje.
Bekijk ook deze video om alles met betrekking tot voorraad beheer te leren.
Een inkooporder heeft een aantal belangrijke velden.
Naast deze velden zijn er nog meer beschikbare velden, ook kan dit scherm volledig worden ingericht via het menu 'Inrichten invulschermen' zodat de inkooporder altijd de juiste (verplichte) velden toont.
| Veld | Uitleg |
| Leverancier | Kies de gewenste leverancier voor deze inkooporder. Dit is een verplicht veld, op basis van de gekozen leverancier worden de beschikbare in te kopen onderdelen weergegeven. |
| Status | De status van de inkooporder. Er zijn verschillende beschikbare statussen met daaraan gekoppelde acties. Zie hiervoor de tabel hieronder. |
| Orderdatum | De datum waarop de inkooporder op status 'Besteld' komt te staan. |
| Bruto | De bruto kosten van alle onderdelenop deze inkooporder (zonder korting) |
| Netto | De netto prijs van alle onderdelen op deze inkooporder (met korting) |
| Administratiekosten | De administratiekosten voor deze inkooporder |
| Verzendkosten | De administratiekosten voor deze inkooporder |
| Totaal | De totale kosten voor deze inkooporder (bruto - netto + administratiekosten + verzendkosten) |
| Leverdatum | Vul hier de gewenste of definitieve leverdatum in, deze datum wordt eventueel overschreven door de (gewenste)leverdatum per inkoopregel |
Een inkooporder kan verschillende statussen hebben.
| Status | Uitleg |
| Aangemaakt | De inkooporder is aangemaakt en wordt gevuld met inkoopregels |
| Geannuleerd | De inkooporder is geannuleerd en wordt niet ingekocht. De inkooporder wordt uit het overzicht met inkooporders gefilterd. |
| Besteld | De inkooporder is in bestelling |
| Ontvangen | De inkooporder wordt ontvangen (de inkooporder komt automatisch op deze status zodra één inkooporder (deels)ontvangen wordt. |
| Compleet gemeld | De inkooporder is compleet gemeld, alle onderdelen zijn binnen en verwerkt (de inkooporder komt automatisch op deze status zodra alle onderdelen zijn ontvangen. |
| Gesloten | Alles is compleet verwerkt, de facturen betaald, de inkooporder kan gesloten (en dus verborgen) worden. |
Een inkooporder bestaat uit één of meerdere inkoopregels. Een inkoopregel kan een onderdeel zijn die al aangemaakt is in ControlOffice, of een 'tekst-onderdeel', een onderdeel dat eenmalig voor deze inkooporder wordt ingevuld.
Maak een inkoopregel aan door naar het tabblad 'Inkoopregels' te gaan, en op het + icoontje te klikken. Er is een + knop voor het toevoegen van een "tekst-onderdeel" als inkoopregel, en er is een 2de + knop voor het toevoegen van een database-onderdeel.
Een inkoopregel kan ook bewerkt worden door op een al bestaande regel te klikken.
Een inkoopregel, en ook de inkooporder zelf, kan grotendeels niet meer bewerkt worden als de inkooporder op de status 'Besteld' of verder staat. Door de inkoopregel terug te zetten op de status 'Aangemaakt', kan deze echter wel weer bewerkt worden.
Een inkoopregel heeft een aantal belangrijke velden. Ook voor een inkoopregel geldt dat deze via de functie 'Inrichten invulschermen' aangepast kan worden.
| Veld | Uitleg |
| Onderdeel | Selecteer een al bestaand onderdeel waaraan de leverancier van de inkooporder gekoppeld is. |
| Omschrijving | Vul hier informatie in als je geen onderdeel geselecteerd hebt, de tekst die hier ingevuld wordt, wordt als 'tekst onderdeel' weergegeven. |
| Aantal | Kies het aantal te bestellen onderdelen |
| Prijs | Vul eventueel de prijs in (de prijs wordt opgehaald van de onderdeelstamkaart indien deze daar ingevuld is) |
| Bruto | Een berekend veld die het aantal * de prijs weergeeft |
| Korting % | Vul het kortingspercentage in |
| Netto | Een berekend veld dat de prijs - de korting weergeeft. |
| Bestemming | Geef een bestemming op, er zijn 3 beschikbare bestemmingen, zie de tabel hieronder voor meer uitleg |
| Leverdatum | Geef de (gewenste)leverdatum op, door het hier per inkoopregel in te vullen kan aangegeven worden dat er verschillende wensen zijn qua leverdatum voor één inkooporder. |
Een inkoopregel kan 3 mogelijke bestemmingen hebben, zowel fysiek voor het onderdeel zelf, als de kostenplaats.
| Bestemming | Uitleg |
| Voorraad | Het onderdeel gaat de voorraad in, er worden geen kosten weggeschreven op een kostenplaats. Deze keuze is niet mogelijk bij het inkopen van een tekst-onderdeel. |
| Werkorder | Het onderdeel is voor een specifieke werkorder, er wordt gevraagd om de werkorder te selecteren. De kosten gaan bij ontvangst naar de geselecteerde werkorder en de kostenplaats van het object in de werkorder. Het onderdeel komt bij ontvangst direct als verbruikt op de werkorder te staan. |
| Object | Het onderdeel is voor een specifiek object bestemd, de kosten gaan naar de kostenplaats van het object. |
Nadat een inkooporder op de status 'Besteld' wordt geplaatst kan gestart worden met het ontvangen van de inkooporders. De inkooporder kan in zijn geheel ook direct op de status 'Compleet gemeld' gezet worden, alle inkoopregels worden als compleet beschouwd en afgeboekt/toegevoegd op de gekozen bestemmingen.