Hoe te werken met vakgroepen
Dit artikel beschrijft hoe je met vakgroepen kan werken, wat je daarvoor moet instellen, en wat de voordelen zijn.
Hoe in te stellen
Vakgroepen zijn aan te maken via "Systeembeheer" en dan "Vakgroepen" in het blokje "Personeelszaken".
Vervolgens dien je aan elke medewerker één of meerdere vakgroepen te koppelen (zie tabblad "Vakgroepen" rechts boven in elke medewerker".
De medewerker(s) vind je in hetzelfde blokje onder systeembeheer als de vakgroepen.
Daarnaast kan je een vakgroep koppelen aan een werkorder en/of checklijst.
Door een werkorder van een vakgroep te voorzien, eventueel automatisch via een checklijst, krijgen medewerker automatisch de aan hun vakgroep(en) toegewezen werkorders te zien.
Let op, het tabblad en veld "Vakgroep" staat standaard uit in zowel de medewerker, als werkorder, als checklijst. Zet de functie als volgt aan.
1. Zet de functie aan om vakgroepen aan medewerkers te kunnen koppelen.
Ga naar "Systeembeheer" en dan "Inrichten invulschermen", open "Medewerker" en zet het tabblad "Vakgroepen" aan.
2. Ga naar "Systeembeheer" en dan "Inrichten invulschermen" en zet de velden aan bij de "Werkorder" en de "Checklijst".
3. Zet ook eventueel via "Systeembeheer" en dan "Inrichten kolommen" de kolom "Vakgroep" aan voor het menu werkorders en checklijsten.
Zie dit artikel over hoe je velden en tabbladen toevoegen aan een invulscherm, maar ook hoe je een kolom toevoegen aan een menu.
Hoe te werken met vakgroepen
Nadat de vakgroepen goed ingesteld zijn kunnen ze gebruikt worden in een werkorder en/of checklijst. Geef de werkorder een vakgroep, en vervolgens zien de medewerkers gekoppeld aan die vakgroep die werkorders in bijvoorbeeld de app in het menu "Werkorders in vakgroep".
In de ControlOffice app komt automatisch een menu "Werkorders in vakgroep" wanneer de ingelogde medewerker gekoppeld is aan een vakgroep(en). Dit menu toont vervolgens alle openstaande werkorders op die vakgroep(en) gesorteerd op plandatum. Werkorders zonder plandatum staan bovenaan.
In ControlOffice zelf kan middels een filter/view de werkorder(s) per vakgroep filteren.
Zie dit artikel voor meer informatie over het maken van views.
Het voordeel van een vakgroep al in een checklijst toekennen is dat de vakgroep meegaat naar elke werkorder die bij elke interval ontstaat, en je als werkvoorbereider minder werk heb vanuit elke checklijst.
Een vakgroep hoeft overigens niet alleen een technisch specialisme te zijn. Je kunt vakgroepen ook gebruiken om werk organisatorisch te verdelen, bijvoorbeeld TD Noord, TD Zuid, Dagdienst, Avonddienst, Externe monteurs of Team Productie.
Je kan een vakgroepen vooral zien als: een groep medewerkers die op basis van expertise, verantwoordelijkheid of werkgebied gezamenlijk voor bepaalde workorders verantwoordelijk kan zijn.
Voordelen van werken met een vakgroep
- Gerichter plannen: werkorders kunnen sneller bij de juiste vakgroep terechtkomen, in plaats van dat je eerst moet bepalen welke individuele monteur geschikt is.
- Beter overzicht van capaciteit: je ziet makkelijker waar werkdruk zit. Bijvoorbeeld veel openstaand elektrowerk tegenover beschikbare elektrocapaciteit.
- Minder afhankelijk van personen: je plant werk op basis van benodigde expertise en kunt daarna bepalen welke medewerker binnen die vakgroep het oppakt.
- Duidelijkere werkverdeling: vooral bij grotere technische diensten wordt direct zichtbaar welk soort werk bij welk team hoort.
- Makkelijker filteren: vakgroepen kunnen helpen om werkorders, planning en mogelijk rapportages logisch op te splitsen per discipline.
- Betere KPI's: je kunt uiteindelijk kijken naar zaken als aantal werkorders, doorlooptijd, uren, achterstand en kosten per vakgebied.
- Schaalbaarder: bij 3 monteurs kun je iedereen nog kennen en handmatig plannen; bij 20–50 medewerkers wordt indeling naar vakgebied veel waardevoller.
- Logischer voor planners: in plaats van "Wie kan deze storing oplossen?" wordt het eerst "Dit is Elektro" en daarna "Wie van Elektro heeft ruimte?"