Arbeiten mit Fachgruppen
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit Fachgruppen arbeiten können, welche Einstellungen dafür erforderlich sind und welche Vorteile sie bieten.
Konfiguration
Fachgruppen können über "Systemverwaltung" und anschließend "Fachgruppen" im Bereich "Personalwesen" erstellt werden.
Anschließend müssen Sie jedem Mitarbeiter eine oder mehrere Fachgruppen zuordnen (siehe Registerkarte "Fachgruppen" oben rechts bei jedem Mitarbeiter).
Die Mitarbeiter finden Sie im selben Bereich der Systemverwaltung wie die Fachgruppen.
Darüber hinaus können Sie eine Fachgruppe mit einem Arbeitsauftrag und/oder einer Checkliste verknüpfen.
Indem Sie einem Arbeitsauftrag eine Fachgruppe zuweisen, gegebenenfalls automatisch über eine Checkliste, sehen Mitarbeiter automatisch die ihrer Fachgruppe bzw. ihren Fachgruppen zugewiesenen Arbeitsaufträge.
Bitte beachten Sie, dass das Feld "Fachgruppe" standardmäßig sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Arbeitsaufträgen und Checklisten deaktiviert ist. Aktivieren Sie die Funktion wie folgt.
1. Aktivieren Sie die Funktion, um Fachgruppen mit Mitarbeitern verknüpfen zu können.
Gehen Sie zu "Systemverwaltung" und anschließend zu "Eingabemasken konfigurieren" und aktivieren Sie die Registerkarte "Fachgruppen" beim Mitarbeiter.
2. Gehen Sie zu "Systemverwaltung" und anschließend zu "Eingabemasken konfigurieren" und aktivieren Sie die Felder beim "Arbeitsauftrag" und bei der "Checkliste".
3. Aktivieren Sie gegebenenfalls auch über "Systemverwaltung" und anschließend "Spalten konfigurieren" die Spalte "Fachgruppe" für die Menüs Arbeitsaufträge und Checklisten.
Siehe diesen Artikel darüber, wie Sie Felder und Registerkarten zu einer Eingabemaske hinzufügen und wie Sie eine Spalte zu einem Menü hinzufügen.
Arbeiten mit Fachgruppen
Nachdem die Fachgruppen eingerichtet wurden und mit einem Arbeitsauftrag und/oder einer Checkliste verknüpft werden können, müssen Sie den entsprechenden Arbeitsaufträgen und Checklisten bei Bedarf lediglich eine Fachgruppe zuweisen.
Der Vorteil, diese Zuordnung bereits in einer Checkliste vorzunehmen, besteht darin, dass diese Informationen bei jedem Intervall in jeden daraus entstehenden Arbeitsauftrag übernommen werden und Sie als Arbeitsplaner dadurch weniger Arbeit mit den einzelnen Checklisten haben.
In ControlOffice selbst können Sie anschließend einen Filter/eine Ansicht für Fachgruppen erstellen.
Siehe diesen Artikel für weitere Informationen zum Erstellen von Ansichten.
In der ControlOffice-App erscheint automatisch das Menü "Arbeitsaufträge in Fachgruppe", wenn der angemeldete Mitarbeiter einer oder mehreren Fachgruppen zugeordnet ist. Dieses Menü zeigt anschließend alle offenen Arbeitsaufträge dieser Fachgruppe(n), sortiert nach Planungsdatum. Arbeitsaufträge ohne Planungsdatum werden oben angezeigt.
Vorteile der Arbeit mit einer Fachgruppe
- Gezieltere Planung: Arbeitsaufträge können schneller der richtigen Fachgruppe zugeordnet werden, anstatt zunächst bestimmen zu müssen, welcher einzelne Techniker geeignet ist.
- Besserer Überblick über die Kapazität: Sie erkennen leichter, wo eine hohe Arbeitsbelastung besteht. Zum Beispiel viele offene Elektroarbeiten im Verhältnis zur verfügbaren Elektro-Kapazität.
- Weniger abhängig von einzelnen Personen: Sie planen die Arbeit auf Grundlage der erforderlichen Fachkenntnisse und können anschließend bestimmen, welcher Mitarbeiter innerhalb dieser Fachgruppe die Aufgabe übernimmt.
- Klarere Arbeitsverteilung: Besonders bei größeren technischen Abteilungen wird sofort sichtbar, welche Art von Arbeit zu welchem Team gehört.
- Einfacheres Filtern: Fachgruppen können dabei helfen, Arbeitsaufträge, Planung und gegebenenfalls Berichte logisch nach Fachbereich aufzuteilen.
- Bessere KPIs: Sie können letztendlich Kennzahlen wie die Anzahl der Arbeitsaufträge, Durchlaufzeit, Stunden, Rückstände und Kosten pro Fachbereich betrachten.
- Besser skalierbar: Bei 3 Technikern können Sie noch jeden kennen und manuell planen; bei 20–50 Mitarbeitern wird eine Einteilung nach Fachbereich deutlich wertvoller.
- Logischer für Planer: Statt "Wer kann diese Störung beheben?" lautet die erste Frage "Das ist Elektro" und anschließend "Wer aus dem Bereich Elektro hat Kapazität?"