Beveiliging
Het aanmaken van gebruikersgroepen, gebruikers, clusters (vestigingen) en de algemene organisatie/website instellingen worden hier besproken.
Gebruikersgroepen
Hier kunnen gebruikersgroepen worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd.
Een gebruikersgroep bevat alle informatie met betrekking tot rechten en clusters. Door gebruikers aan een gebruikersgroep te koppelen worden de rechten toegepast op de gebruiker. Een gebruiker kan aan meerdere gebruikersgroepen gekoppeld zitten, de gebruiker krijgt een optelling van de rechten. De gebruikersrechten zitten in een boomstructuur, deze is met dezelfde structuur opgebouwd als het hoofdmenu. Door rechten aan te vinken en van rechts (niet toegepast) naar links (wel toegepast) te zetten, worden rechten actief of inactief.
Een gebruikersgroep heeft een aantal tabbladen waarin instellingen kunnen worden opgezet.
| Tabbladnaam | Uitleg |
| Detail | Geef hier de naam van de gebruikersgroep op |
| Rechten | Bepaal hier de rechten die de gebruikersgroep heeft. Door rechten naar links te zetten zijn ze actief voor de gebruikersgroep. Door rechten naar rechts te zetten zijn ze niet actief voor de gebruikersgroep. |
| Gebruikers | Bepaal hier de gebruikers die in deze gebruikersgroep zitten |
| Clusters | Bepaal hier tot welke cluster(s) de gebruiker(s) in deze gebruikersgroep rechten hebben |
Alle rechten zitten in het tabblad ‘Rechten’. Hier kan voor elk menu item het volgende bepaald worden.
| Recht | Uitleg |
| Openen | Mag dit menu en de bijbehorende items openen. |
| Aanmaken | Mag in dit menu een nieuw item aanmaken. |
| Wijzigen | Mag de items in dit menu bewerken. |
| Naar prullenbak zetten | Mag items in dit menu verwijderen naar de prullenbak. |
| Uit prullenbak halen | Mag een item van de prullenbak weer terug halen naar de ‘actieve’ lijst. |
| Definitief verwijderen | Mag een item definitief verwijderen uit de prullenbak. Let op, voor een aantal menu’s kan dit niet omdat de data nog gekoppeld is aan belangrijke informatie. Een object kan bijvoorbeeld nooit definitief verwijderd worden als er nog werkorders aan zitten. |
Naast deze 6 basisrechten voor elk menu zijn er in diverse menu’s nog aanvullende rechten om bijvoorbeeld statussen te beschermen en te bepalen of je mag printen, etc. Deze zijn verschillend per menu in ControlOffice.
Gebruikers
Een gebruiker is iemand die kan inloggen in ControlOffice.
Dit betekent dat de gebruiker logingegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) heeft in combinatie met rechten en acties kan uitvoeren die daarbij horen. Een gebruiker dient ook een medewerker te worden als de gebruiker ook toegekend wil worden aan diverse items (zoals een aanvrager op een melding of de maker van een uurboeking). Na het aanmaken van de gebruiker wordt automatisch gevraagd of de gebruiker ook een medewerker moet worden.
Vul voor het aanmaken van een gebruiker de onderstaande velden in. Na het aanmaken van de gebruiker wordt er een email verstuurd naar het opgegeven emailadres met een uitnodiging om deel te nemen aan ControlOffice.
De volgende velden kunnen ingevuld worden bij een gebruiker.
| Veldnaam | Uitleg |
| Volle naam | Geef hier de volledige naam van de gebruiker op |
| Gebruikersnaam | Geef hier de gebruikersnaam op, deze mag geen spaties of vreemde tekens bevatten. |
| Geef het emailadres van de gebruiker op. Dit emailadres wordt gebruikt om de gebruiker na het aanmaken een uitnodigingsemail te sturen en om de wachtwoord recovery email aan te versturen. | |
| Standaard groep | Mocht een gebruiker aan meerdere groepen gekoppeld zijn, dan is voor de invulschermen dit zijn standaard die getoond wordt. |
| Service account | Maak een gebruiker alleen een service account indien deze gebruiker niet gebruikt wordt door een persoon. Een service account is voor bijvoorbeeld koppelingen met andere pakketten. Een service account kan bijvoorbeeld ook niet inloggen en er is geen email verplicht. |
| Logt in via SSO | Indien de gebruiker in moet loggen via Single Sign On kan dat hier aangegeven worden. Let op, hier zijn aanvullende instellingen voor nodig. |
Nadat een gebruiker aangemaakt is, heeft hij of zij een uitnodigingsemail ontvangen. Vanuit deze email dient de gebruiker op een link te klikken om zijn of haar wachtwoord in te stellen.
Deze link is 7 dagen geldig. Het wachtwoord moet minimaal 8 karakters, 1 hoofdletter, 1 cijfer en 1 vreemd teken bevatten.
Als de gebruiker zijn of haar wachtwoord kwijt is, kan deze via het inlogscherm middels de 'Wachtwoord vergeten' knop een nieuw wachtwoord instellen. Er wordt een email gestuurd naar het emailadres van de gebruiker met daarin een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen.
In de stamkaart van een gebruiker kan rechts bovenaan gekozen worden om het wachtwoord te overschrijven of een wachtwoord herinneringsmail te sturen.
Clusters
Een cluster is een manier om verschillende vestigingen in ControlOffice onder te brengen.
Door object(en) en gebruikersgroep(en) aan een cluster te koppelen kunnen we bepalen welke gebruikers(groepen) welke object(en) zien. Dit werkt door over alles waar een object in voorkomt, zoals de werkorders, meldingen, boomstructuur, planbord, etc. Een gebruiker ziet op deze manier alleen bijvoorbeeld alleen de werkorders van zijn of haar cluster.
Organisatie
Hier staan algemene instellingen die voor de hele website gelden.
| Instelling | Uitleg |
| Naam | De naam van je organisatie |
| Valuta | De gebruikte valuta binnen ControlOffice |
| Berekeningswijze VVP |
De vaste verreken prijs kan automatisch berekend worden, er zijn 3 opties. |
| Opslagpercentage | Hier kan eventueel een opslagpercentage over de VVP berekening worden meegegeven. |
| Taal | Kies een taal waarin ControlOffice wordt weergegeven. |
| Kopieer informatie van melding naar werkorder | Alle velden die zowel in de melding als werkorder zitten worden meegenomen bij het omzetten van een melding naar een werkorder. Als dit op 'Nee' staat, worden alleen het object, type en omschrijving meegenomen. |
| Zet huidige gebruiker als medewerker op een nieuwe werkorder | Indien dit aanstaat, wordt je automatisch als medewerker toegevoegd als je een werkorder maakt. |
| Meld melding gereed indien werkorder gereed | De melding wordt, als dit op 'Ja' staat, automatisch gereed gemeld bij het gereed melden van de werkorder. Zo wordt meldingenlijst automatisch bijgehouden. |
| Meld medewerkers gereed indien werkorder gereed | De medewerkers die aanwezig zijn op een werkorder worden automatisch gereed gemeld bij het gereed melden van de werkorder. |
| Meld werkzaamheden gereed indien werkorder gereed | De werkzaamheden die aanwezig zijn op een werkorder worden automatisch gereed gemeld bij het gereed melden van de werkorder. |
| Afbeelding | De afbeelding achter het loginscherm kan hier bepaald worden. |
Naast deze instellingen kunnen ook de rapporten hier opgesteld worden in HTML opmaak.
Voor meer informatie hierover, vraag je ControlOffice contactpersoon.