Export en importmodules

Om het de gebruiker makkelijk te maken zitten op diverse plekken waar in grote hoeveelheden informatie aanwezig is (bijvoorbeeld objecten en onderdelen) een optie om de data te exporteren naar Excel. Er wordt dan een Excel format gedownload. De kan geopend worden en vervolgens informatie aan toegevoegd worden om weer terug geïmporteerd te worden naar ControlOffice.

Wees zeer voorzichtig met deze functie. Bij verkeerd gebruik kan veel data onbedoeld gewijzigd worden. De exporteer- en importeerfunctie is per scherm aan- en uitzetbaar middels de gebruikersrechten en dient niet zonder kennis gebruikt te worden.

De basisregels voor een import zijn als volgt.

Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
Indien een veld verwijst naar een set waarden (bv een waardenlijst of de statussen van een object) dienen de waardes opgegeven in de Excel overeen te komen met de beschikbare waardes in ControlOffice. De importfunctie van de Excel past geen waardes aan in deze lijsten. Update eerst de lijst in ControlOffice, en voer dan de import uit. Bijvoorbeeld, in een object wordt als relatie 'X' genoemd, met er bestaat geen relatie met als code 'X', dan zal de import niet slagen.
Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuw object uploaden via de Excel zonder objectcode zal resulteren in een foutmelding. Verplichten velden hebben in de Excel een rode opvulling.

De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenste, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.

Op de volgende plekken is een export en import van data beschikbaar.

Menu-item	Uitleg
Objecten	Alle objecten worden per objectgroep geëxporteerd naar Excel. Per objectgroep is er een tabblad in de Excel aanwezig. Er kunnen objecten toegevoegd worden (nieuwe regels in de Excel) of aangepast worden.
Onderdelen	Alle onderdelen worden geëxporteerd naar Excel. Er zitten 3 tabbladen in de Excel. Een tabblad voor de onderdelen, een tabblad voor de onderdeelmagazijnen en een tabblad voor de onderdeelleveranciers.
Relaties	Alle relaties worden kunnen worden geëxporteerd, er zijn 2 tabbladen in de Excel, één voor de relaties, en één voor de contactpersonen per relatie.
Kostenplaatsen	Alle kostenplaatsen kunnen worden aangepast via de export- en importfunctie.
Symptomen	Alle symptomen kunnen worden aangepast via de export- en importfunctie.
Checklijsten	Bij checklijsten zijn er 3 types te downloaden. - De checklijsten die als planning 'Uitvoering' hebben. - De werkzaamheden van alle checklijsten - De planning van alle checklijsten (object-checklijst koppelingen).
Bestanden	Via 'Bestandsbeheer' kunnen meerdere bestanden middels een export en import gekoppeld worden aan bijvoorbeeld meerdere objecten, of checklijsten, werkorders, etc.
Stuklijst	Via hoofdmenu item 'Objecten' kunnen alle stuklijsten geëxporteerd worden, of geïmporteerd worden.
Boomstructuur	In aanmaak.
Waardenlijsten	In aanmaak.

Ben je een startende klant, en wil je de database vullen, dan moeten we voor een aantal functies eerst zorgen dat je 'fundering' op orde is, anders bevatten de Excel exportsjablonen te weinig informatie. Er dienen bijvoorbeeld eerst objectgroepen te zijn, eer je objecten kan importeren, ditzelfde geldt voor onderdeelgroepen. De importmodules voor relaties, kostenplaatsen, symptomen en checklijsten zijn wel zonder voorbereiding te gebruiken.

De belangrijkste tip die we je kunnen meegeven is dat door zelf eerst wat in te vullen in ControlOffice zelf en dan een export te maken, je al ingevuld data mee krijgt. Dit visualiseert het direct en maakt het gebruik fijner.

Objecten

Alle objecten zijn per objectgroep naar Excel te exporteren.
Indien er 20 objectgroepen in de database zitten, zal de Excel 20 tabbladen bevatten.
Per objectgroep zijn objecten te bewerken door nieuwe informatie toe te voegen, of door nieuwe objectregels toe te voegen.

Onderdelen

Alle onderdelen zijn per onderdeelgroep naar Excel te exporteren, daarnaast komt er een tabblad voor alle onderdeel-magazijn en alle onderdeel-leveranciers informatie.
Indien er 20 onderdeelgroepen in de database zitten, zal de Excel 22 tabbladen bevatten.
Per onderdeelgroep kunnen nieuwe onderdelen worden toegevoegd, in de tabbladen voor de magazijn en leveranciersgegevens kan informatie over deze koppelingen worden bijgewerkt en toegevoegd.

Relaties

Alle relaties en contactpersonen per relatie zijn naar Excel te exporteren, te bewerken of toe te voegen, en vervolgens weer te importeren.

Kostenplaatsen

Alle kostenplaatsen zijn naar Excel te exporteren, te bewerken of toe te voegen, en vervolgens weer te importeren.

Symptomen

Alle symptomen zijn naar Excel te exporteren, te bewerken of toe te voegen, en vervolgens weer te importeren.

Checklijsten

Hier vallen alle checklijsten, werkzaamheden per checklijst en objecten (planning) per checklijst te downloaden naar Excel. Het hele preventieve onderhoudsplan kan op deze manier eenvoudig worden opgebouwd.

Bestandsbeheer

Onder "Bestandsbeheer" kunnen bestanden middels een Excel export/import worden gelinkt aan meerdere items in ControlOffice. Dit gaat middels de volgende stappen.

Upload alle bestanden naar een folder onder bestandsbeheer. Maak bijvoorbeeld een folder aan "Weegschaal kalibraties 2025". Upload hier alle kalibratierapporten naar toe.
Rechtermuis klik op de map "Weegschaal kalibraties 2025" en kies voor "Exporteren". Je krijgt nu een Excel download. Deze Excel bevat 3 kolommen.
- Naam - Geef hier de bestandsnaam op van de bestanden inclusief type, bijvoorbeeld "Kalibratie weegschaal 1 2025.pdf".
- Soort - Geef het soort item op waar de koppeling naar toe moet, bijvoorbeeld een object of werkorder. Zie de complete lijst hieronder.
- Reference - Geef de unieke code van het item op, bijvoorbeeld het werkordernummer of de objectcode.
Upload het bestand terug naar ControlOffice door op de folder met de genoemde bestanden te klikken (rechtermuisknop) en dan te kiezen voor "Importeren".

Code in te vullen bij "Soort"	Betekenis
PRO	Project
CHK	Checklijst
CTR	Contract
FRM	Formulier
OBJ	Object
PRT	Onderdeel
PO	Inkooporder
REL	Relatie
REQ	Melding
WO	Werkorder

Stuklijsten

Klik in het menu item "Objecten" op het download icoontje. Kies vervolgens voor "Object -> Stuklijst". Een Excel download automatisch en heeft de volgende kolommen.

Kolomtitel	Functie
Object	Vul de unieke objectcode in (verplicht)
Onderdeel	Vul de unieke onderdeelcode in (verplicht)
Aantal	Vul het aantal keer dat dit onderdeel in de stuklijst van dat object voorkomt
Omschrijving	Geef eventueel een omschrijving weer die de koppeling tussen het object en onderdeel uitlegt.

Upload de Excel terug naar ControlOffice.

Bestaande koppelingen kunnen bijgewerkt worden qua aantal en omschrijving. Van een bestande koppeling (regel in Excel) de "Object" of "Onderdeel" aanpassen zorgt voor een nieuwe koppeling.