De boomstructuur kan in deze Excel eenvoudig worden opgebouwd. De Excel structuur volgt grotendeels de structuur van de boom. Net zoals in ControlOffice zelf kan de Excel mappen/folders of objecten bevatten. Dit geven we weer door, indien het om een object gaat, in kolom A de unieke objectcode te vermelden. Op deze manier weer de importer of er een map, of koppeling naar een object gemaakt moet worden. Verder kan de boomstructuur opgebouwd worden zoals deze er functioneel ook uitziet. Op één regel mag nooit meer dan 1 kolom ingevuld zijn. Elk dieper niveau is een nieuwe regel in de Excel.
Hieronder is het volgende te zien. De boomstructuur start met één hoofdmap "Bedrijf X". Daarna volgt een afdeling, ook een map, genaamd "Afdeling A". In afdeling A zit een object "L01", de unieke objectcode wordt in kolom A vermeld om de link naar dat object te leggen. In object "L01" zitten 9 subobjecten, ook allemaal met een objectcode in kolom A.
Door vanaf B2 de boomstructuur visueel op te bouwen, en indien het gaat om een object, de objectcode in kolom A te herhalen, wordt er eenvoudig een boomstructuur gecreëerd.
Indien in de Excel een regel verwijderd wordt, wordt na de import die regel ook verwijderd uit de boomstructuur in ControlOffice. De Excel moet wel sluitend blijven qua structuur, er kan niet een regel overgeslagen worden of een te diepe verbinding gemaakt worden door bijvoorbeeld van C3 naar E4 te gaan, en dus kolom D over te slaan.
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuwe kostenplaats uploaden via de Excel zonder code zal resulteren in een foutmelding. Verplichtte velden hebben in de Excel een rode opvulling.
De beste tip die we kunnen geven is om eerst in ControlOffice zelf een stukje van de boomstructuur met een aantal objecten en mappen aan te maken, daarna een export te maken zodat er wat 'voorbeeld' regels in de Excel staan waarmee verder gewerkt kan worden.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.