Bestanden importeren
Wil je veel bestanden in één actie koppelen aan bijvoorbeeld meerdere objecten, werkorders of meldingen? Met deze module kan dit.
Onder "Bestandsbeheer" kunnen bestanden middels een Excel export/import worden gelinkt aan meerdere items in ControlOffice. Dit gaat middels de volgende stappen.
- Upload alle bestanden naar een folder onder bestandsbeheer. Maak bijvoorbeeld een folder aan met als naam "Weegschaal kalibraties 2025". Upload hier alle kalibratierapporten als PDF naar toe.
- Rechtermuis klik op de map "Weegschaal kalibraties 2025" en kies voor "Exporteren". Je krijgt nu een Excel download. Deze Excel bevat 3 kolommen.
- Naam - Geef hier de bestandsnaam op van de bestanden inclusief type, bijvoorbeeld "Kalibratie weegschaal 1 2025.pdf".
- Soort - Geef het soort item op waar de koppeling naar toe moet, bijvoorbeeld een object of werkorder. Zie de complete lijst hieronder.
- Reference - Geef de unieke code van het item op, bijvoorbeeld het werkordernummer of de objectcode. - Upload het bestand terug naar ControlOffice door op de folder met de genoemde bestanden te klikken (rechtermuisknop) en dan te kiezen voor "Importeren".
| Code in te vullen bij "Soort" | Betekenis |
| PRO | Project |
| CHK | Checklijst |
| CTR | Contract |
| FRM | Formulier |
| OBJ | Object |
| PRT | Onderdeel |
| PO | Inkooporder |
| REL | Relatie |
| REQ | Melding |
| WO | Werkorder |
De basisregels voor een import zijn als volgt.
- Pas de Excel niet aan qua opmaak. Pas geen kolomtitels aan, verwijder geen kolommen, verwijder of hernoem geen tabbladen. Pas op geen enkele wijze de opbouw van de Excel aan.
- Verplichte velden in ControlOffice zijn ook verplicht in de Excel om een correcte aanlevering van data te garanderen. Bijvoorbeeld, een nieuw onderdeel uploaden via de Excel zonder onderdeelcode zal resulteren in een foutmelding. Verplichten velden hebben in de Excel een rode opvulling. In deze Excel zijn alle kolommen verplicht om in te vullen.
De import wordt als achtergrondtaak uitgevoerd, je kan dus rustig verder werken, en kan afhankelijk van de hoeveel data even duren. Indien gewenst, kan er een notificatie verstuurd worden die je via een mail verteld dat de import gestart en beëindigd is, indien er fouten in de import zitten, worden deze als opsomming in de email vermeld.