Hieronder worden alle menu items besproken, bekijk ook deze video voor meer informatie.
Inrichten invulschermen
Via dit menu item kunnen diverse invulschermen opgemaakt worden. De gebruiker kan het detailscherm opmaken met kolommen, segmenten en velden, maar ook de tabbladen inrichten.
Dit geldt voor de volgende schermen.
- Checklijsten
- Formulieren *
- Inkooporders
- Inkooporderregels
- Kostenboeking
- Medewerker
- Melding
- Object *
- Onderdeel *
- Project
- Relatie
- Uurboeking
- Werkorder
Voor formulieren, objecten en onderdelen geldt dat de opmaak van deze schermen per groep gebeurd. In bovenstaande menu items kan daarom alleen de opmaak van de beschikbare tabbladen worden ingericht. De opmaak van de velden in het detailtabblad geschied per formuliergroep, objectgroep of onderdeelgroep.
De opmaak van een scherm is altijd met deze werkwijze. Elk detailscherm heeft 3 niveaus.
| Niveau | Functie |
| Kolom | Een kolom is blauw omlijnt in het ontwerpscherm. Er dient minimaal 1 kolom aanwezig te zijn, en maximaal 3. Door kolommen te maken verspreid de informatie zich over het scherm. Een kolom kan een titel krijgen om de informatie in die kolom te benadrukken. Een kolom is onder te verdelen in segmenten. |
| Segment | Een segment is grijs omlijnt in het detailscherm. Elke kolom is onder te verdelen in segment, er dient minimaal één segment per kolom aanwezig te zijn. Een segment kan een titel krijgen om de informatie in dat segment visueel te benadrukken. In een segment kunnen velden geplaatst worden. |
| Veld | Een veld kan alleen in een segment geplaatst worden. Een veld kan bewerkbaar of verplicht gemaakt worden. |
Hieronder is een voorbeeld te zien. Dit invulscherm bestaat uit 3 kolommen, met in kolom 1 één segment, in kolom 2 zitten 2 segmenten en in kolom 3 zit één segment. De kolommen hebben geen titels, de segmenten wel.
In elk segment zitten diverse velden. Per veld valt aan te geven of deze bewerkbaar is, verplicht is, ook kan deze middels het prullenbak icoontje verwijderd worden uit het invulscherm.
En zo ziet het invulscherm er in de praktijk uit.
Er zijn diverse opties in het menu bij het opmaken van de invulschermen.
| Optie | Uitleg |
| Kolom verwijderen | Klik op het 'Shredder' icoontje rechts boven in een kolom om de kolom te verwijderen, de kolom kan alleen verwijderd worden als er geen segmenten meer in zitten. |
| Segment verwijderen | Klik op het 'Shredder' icoontje rechts bovenin een kolom om het segment te verwijderen, het segment kan alleen verwijderd worden als er geen velden meer in zitten. |
| Veld bewerkbaar | Middels een vinkje rechts naast het veld kan per veld worden aangegeven of het veld bewerkbaar is, of alleen zichtbaar is. |
| Veld verplicht | Middels een vinkje rechts naast het veld kan per veld worden aangegeven of het veld verplicht is om in te vullen of niet. |
| Veld verwijderen | Middels het prullenbak icoontje rechts naast een veld kan het veld verwijderd worden uit dit detailscherm. Het veld wordt echter niet direct verwijderd, het wordt verwijderd naar de bak met velden die nog toe te voegen zijn. Bepaalde velden kunnen niet verwijderd worden, dit zijn systeemvelden en benodigd voor een goede afhandeling van de data in ControlOffice. |
| Verslepen | Zowel een kolom, als segment, als veld kan versleept worden naar een gewenste positie |
| Kolom toevoegen | Zodra er 1 of 2 kolommen zijn, kan er een kolom worden toegevoegd, deze knop verschijnt automatisch links onderdeel het scherm. |
| Segment toevoegen | In elke kolom zit links onderin een knop om een nieuw segment toe te voegen aan de kolom. |
| Veld toevoegen | In elk segment zit rechts onderaan een knop om een veld toe te voegen aan het segment. |
| Lijst toevoegen | Elk tabblad kan als lijst worden toegevoegd in het detailscherm. Door een tabblad direct in het detailscherm te plaatsen hoeft de gebruiker niet meer naar een tabblad te gaan om ermee te werken. Zo kan er bijvoorbeeld in een werkorder, zonder van tabblad te wisselen, direct een werkzaamheid gemaakt worden, een onderdeel uit te geven of een bijlage toe te voegen. Elk tabblad is als lijst toe te voegen in een detailscherm. |
Vanuit de knop 'Veld toevoegen' kan een veld dat al bestaat, maar nog niet gebruikt wordt in dat scherm, toegevoegd worden. Selecteer hiervoor één of meerdere regels (velden) en klik op het + icoontje links bovenaan. Naast het + icoontje zit een knop om een 'Nieuw vrij veld' aan te maken. Door op deze knop te klikken maak je een nieuw vrij veld aan, die direct toegevoegd en gebruikt kan worden. Een nieuw vrij veld heeft altijd een naam (moet uniek zijn, en geen vreemde tekens bevatten), een label (dit tonen we aan de gebruikers) en een veldtype hebben.
Naast het opmaken van het detailscherm kunnen ook de tabbladen bewerkt worden.
Zo is per tabblad aan te geven of het tabblad zichtbaar moet zijn in de webapplicatie en/of in de app, en is aan te geven welke kolommen zichtbaar moeten zijn, ook dit voor zowel de webapplicatie als de app.
De functionaliteiten die dit menu bied zijn niet geschikt voor alle gebruikers, zorg dat alleen gebruikers met kennis toegang hebben tot dit menu.
Vrije velden - invulschermen
Hier is een overzicht van alle vrije velden die de gebruiker, naast de aangeboden systeemvelden, zelf aangemaakt heeft. Deze vrije velden kunnen in alle invulschermen die hierboven staan, gebruikt worden. Een vrij veld heeft altijd 3 verplichte velden die ingevuld dienen te worden. Een nieuw vrij veld heeft altijd een naam (moet uniek zijn, en geen vreemde tekens bevatten), een label (dit tonen we aan de gebruikers) en een veldtype hebben. Er zijn verschillende veldtypes beschikbaar.
| Veldtype | Uitleg |
| Afbeelding | Upload een afbeelding, bv een foto van een object of onderdeel |
| Afdeling | Kies een afdeling (systeembeheer - afdelingen) |
| Autonummer | Een automatisch oplopend nummer |
| Bedrag | Vul een bedrag in |
| Datum | Vul een datum in |
| Datum / tijd | Vul zowel een datum als tijd in |
| Decimaal | Vul een getal in met 2 cijfers achter de komma |
| Dienst | Kies een dienst (systeembeheer - diensten) |
| Getal | Vul een afgerond getal in |
| Handtekening | Vul een handtekening in |
| Ja/nee invoer | Kies uit ja of nee als antwoord |
| Medewerker | Kies een medewerker (systeembeheer -> medewerkers) |
| Memo | Een groter opmaakblok om tekst in te vullen |
| Product | Kies een product (systeembeheer -> producten) |
| Relatie | Kies een relatie (hoofdmenu -> relaties |
| Tijd | Vul alleen een tijd in (00:00) |
| Tekst | Vul een tekst in |
| Waardenlijst | Laat de gebruiker kiezen uit een waardenlijst (systeembeheer -> waardenlijsten) |
Inrichten kolommen
In dit menu item kan van veel overzichten bepaald worden welke kolommen actief zijn en wat de volgorde is.
Elk veld dat je invult kan ook potentieel voorkomen als kolom. Op elke kolom kan gefilterd worden. Het loont om dit goed in te richten.
Maak kolommen actief door ze aan te zetten middels het vinkje.
Versleep kolommen van boven naar beneden, of andersom, om de volgorde in het scherm aan te passen. De bovenste kolom in dit overzicht staat helemaal links in het scherm. De onderste kolom in dit overzicht staat helemaal rechts in het scherm.
De functionaliteiten die dit menu bied zijn niet geschikt voor alle gebruikers, zorg dat alleen gebruikers met kennis toegang hebben tot dit menu.
Inrichten pickers
In dit menu item kunnen de pickers die gebruikt worden om bijvoorbeeld een object of werkorder te kiezen, bepaald worden. Als gebruiker bepaal je hier zelf welke kolommen je wilt zien, en dus op welke kolommen gefilterd kan worden. Zet middels een vinkje een kolom aan, en versleep ze om de volgorde te bepalen. De bovenste kolom in dit overzicht staat helemaal links in de picker. De onderste kolom in dit overzicht staat helemaal rechts in de picker.
De functionaliteiten die dit menu bied zijn niet geschikt voor alle gebruikers, zorg dat alleen gebruikers met kennis toegang hebben tot dit menu.
Afgeleide velden
In dit menu item kunnen kolommen worden toegevoegd aan overzichten die er nog niet zijn omdat er geen directe link is. Zo zouden we bijvoorbeeld, omdat je een relatie aan een werkorder kan koppelen, via dit menu elk veld uit de relatiestamkaart, kunnen weergeven als kolom in het werkorderoverzicht.
Vraag aub een ControlOffice medewerker om te helpen met het aanmaken van afgeleide kolommen. Er zijn heel veel kolommen die afgeleid kunnen zijn van een veld, de ControlOffice medewerker hebben intern de kennis om op de juiste manieren een veld op te halen als kolom.
Bestandsbeheer
Bij het uploaden van een bestand kan gekozen worden op welke plek het bestand wordt geüpload. Deze structuur kan hier gemaakt en beheerd worden. Tevens kunnen hier in bulk bestanden worden geüpload of verwijderd worden. Door met de rechtermuisknop te klikken op een folder of bestand zijn de volgende acties mogelijk.
| Actie | Uitleg |
| Aanmaken | Maak een nieuwe folder aan |
| Hernoem | Geef de folder of het bestand een andere naam |
| Verwijderen | Verwijder de folder, let op, de bestanden in deze folder worden ook verwijderd. |
| Downloaden | Download het bestand (niet van toepassing op een folder) |
| Bestand toevoegen | Voeg één of meerdere bestanden toe aan de folder |
| Wijzigen | Knip of plak de folder of bestand naar een andere locatie. |
De functionaliteiten die dit menu bied zijn niet geschikt voor alle gebruikers, zorg dat alleen gebruikers met kennis toegang hebben tot dit menu.
Mijn ControlOffice
Hier zijn de widgets voor MijnControlOffice in te stellen. Dit overzicht bied tevens een uitleg over welke widgets er zijn, en wat ze weergeven.