Overslaan naar inhoud
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

De implementatie van ControlOffice

Leuk dat je klant bent geworden! Samen gaan we er een mooi project van maken en ervoor zorgen dat iedereen fijn werkt in ControlOffice.

Binnen ControlOffice hebben wij alle middelen om u zo goed en makkelijk mogelijk te helpen met de implementatie van ControlOffice. Doordat u als klant veel zelf kan doen, maar ook kan beslissen om ons het werk te laten doen, geven we u alle vrijheid om zelf te bepalen hoeveel tijd en geld u wilt besteden aan de implementatie. Van het inbrengen van data, tot het inrichten van ControlOffice, wij kunnen u overal bij helpen. 

U dient zelf de data te verzamelen binnen uw bedrijf, welke machines zijn er, wat zijn hun details, welke medewerker moeten er straks inloggen, etc. Eventueel hebben wij contact met diverse gelieerde bedrijven die u hierbij kunnen helpen. Wellicht heeft u hiervoor een ander softwarepakket gebruikt om informatie in op te slaan? Wij kunnen uit vrijwel elke database gegevens halen om te helpen met dit proces. Wellicht is er een Access database, Excel bestanden of een andere locatie waar informatie staat.

Wij zorgen voor de opzet binnen ControlOffice. De verzamelde data kunnen wij importeren, of u kiest ervoor om dit met de hand in te voeren. Welke methode u ook kiest, we helpen om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Het implementatie traject

De implementatie bestaat gewoonlijk uit 2 trajecten, beide trajecten kunnen afzonderlijk of tegelijk worden behandeld.

  1. Objectbeheer: werken met meldingen, werkorders, checklijsten en uurboekingen.
  2. Onderdelen: voorraadbeheer, inkoop, inkoopadvies, uitgeven van onderdelen.

Voor traject 1  (objecten) zijn er de volgende fases.

Fase A: Databepaling

  1. Welke data is er reeds in welk vorm aanwezig. Kan data geconverteerd worden of moet er geïnventariseerd worden en vervolgens handmatig ingevoerd worden en/of geïmporteerd worden vanuit Excel
  2. Coderingsopzet, hoe wordt er gecodeerd, zijn er bestaande coderingen of wordt er overgegaan op een nieuwe codering
  3. Inrichting objectgroepen, opstarten dataverzameling en import in ControlOffice

Fase B: Verzamelen data en importeren

  1. Verzamelen data door medewerkers klant
  2. Invoeren van deze data en importeren van deze gegevens in ControlOffice door medewerkers klant of door ControlOffice zelf.

Fase C: Bepalen werkwijze en inrichting ControlOffice

  1. Meldingen: wie doet wat, wanneer en op welke wijze.
    Invulschermen inrichten.
  2. Werkorders: wie doet wat, wanneer en op welke wijze.
    Invulschermen inrichten.
  3. Planning: bepalen checklijsten, opstellen/maken importbestand voor preventief onderhoud

Voor traject 2 (voorraadbeheer) zijn er de volgende fases:

Fase A: Databepaling

  1. Welke data is er reeds in welk vorm aanwezig. Kan data geconverteerd worden of moet er geïnventariseerd worden en vervolgens handmatig ingevoerd worden en/of geïmporteerd worden vanuit Excel, denk hierbij ook aan leveranciers.
  2. Coderingsopzet, hoe wordt er gecodeerd, zijn er bestaande coderingen of wordt er overgegaan op een nieuwe codering

Fase B: Verzamelen data en importeren

  1. Verzamelen data door medewerkers klant
  2. Invoeren van deze data en importeren van deze gegevens in ControlOffice door medewerkers klant (indien handmatig) en/of import vanuit Excel door ControlOffice

Fase C: Bepalen werkwijze en inrichting ControlOffice

  1. Inkoop: wie doet wat, wanneer en op welke wijze
    Invulschermen inrichten. Eventueel maken bedrijfsspecifieke inkooporderbon.
  2. Ontvangst: wie doet wat en wanneer
  3. Magazijnbeheer: wie doet wat, wanneer en op welke wijze

    De implementatiesessies

    Tijdens de implementatiesessies gaan we stapsgewijs alle onderdelen en functies van ControlOffice door. De implementatie is grofweg onderverdeeld in 5 sessies/onderwerpen. Hier kunnen we natuurlijk van af wijken als de behoefte anders is. In basis duurt een sessie nooit langer dan een dagdeel, een ochtend of middag. Gedurende die tijd neemt de klant al veel informatie op; onze ervaring is dat hoe meer we vertellen, hoe leuk dat ook is, hoe minder de klant onthoudt.

    Wist u dat wij geen kosten rekenen voor ondersteuning/implementatie via Teams?
    Veel bedrijven kiezen ervoor om de eerste implementatiesessie op locatie te doen om een goede start te maken en daarna gaan we verder in wat wij 'stand-up' meetings doen via Teams. Korte, daadkrachtige sessies om gestructureerd door ControlOffice heen te gaan. Met 5 a 6 van dit soort sessies hebben we heel ControlOffice doorgenomen.

     

    Sessie 1: Object informatie verzamelen

    Voorbereiding:

    1. Alvast de gekregen website van ControlOffice doorkijken en eventueel wat testen en spelen.
    2. Een overzicht maken van de soorten machines (objectgroepen) en de individuele machines die aanwezig zijn.
    3. Alvast nadenken over een structuur waarin het bedrijf op te delen is, bijvoorbeeld wat staat in Hal A, wat staat in Hal B, etc. Welke deelmachines bestaat een machine/lijn uit?
    4. Maak alvast een lijst met relaties/leveranciers waarmee u zaken doet, deze lijst kan eventueel ook uit een ERP systeem gehaald worden.

    De sessie zelf:

    Tijdens de eerste sessie van ControlOffice is het de bedoeling dat er ten eerste kennis wordt gemaakt met ControlOffice en dat het duidelijk is wat er moet gebeuren om het inrichten mogelijk te maken. Dit komt voor objecten neer op 3 zaken; objectgroepen, objecten en (eventueel) de boomstructuur.

    De objectgroepen worden gebruikt om objecten in te zetten, denk aan metaaldetectors, heftrucks, transportbanden, etc. Per objectgroep kunnen er verschillende vragen/kenmerken gesteld worden die specifiek bij een type object horen. Daarna dienen de objecten in de juiste objectgroepen geplaats te worden en vervolgens kunnen de object in een boomstructuur geplaatst worden. Ook dienen de objecten een unieke codering te krijgen.

    Huiswerk:

    1. Object gegevens uitbreiden/afmaken

    Maken we gebruik van QR-codes om te scannen via de ControlOffice app?

     

    Sessie 2: Maken van meldingen en werkorders

    Voorbereiding:

    1. Blijven spelen en testen in de ControlOffice omgeving.
    2. Maak alvast wat werkorders en meldingen aan, bedenk wat je wilt weten van een melder of een werkorder, welke gegevens moeten we vastleggen?

    De sessie zelf:

    De objectgroepen, objecten, boomstructuur en leveranciers staan in ControlOffice, nu gaan we werken met meldingen en werkorders.

    Meldingen worden gemaakt door iedereen behalve de TD, dus bijvoorbeeld operators, ploegleiders, teamchefs, etc. We moeten bepalen wie de meldingen gaan maken, en wat moeten ze melden. We beginnen met een simpele opzet voor de melding (datum/tijd, naam, object, probleem).

    Werkorders zijn voor de TD, een werkorder kan ontstaan vanuit een melding, een periodieke actie, of door een losse werkorder aan te maken. Wat willen we dat er genoteerd en bijgehouden wordt in een werkorder?

    Vaak is het heel verstandig om zelf binnen de TD de eerste 2 a 3 weken te nemen om van (bijna) alles wat je doet een melding en werkorder te maken, zo kom je er het snelst achter of je alle objecten hebt, of ze goed benoemd zijn. Tijdens het verzamelen en opzetten van objecten kunnen we wat vergeten. Tijdens deze periode komen we hier snel achter.

    Kunnen jullie als TD alles goed vinden, en een melding en werkorder zonder problemen maken. Dan is het tijd om er meer medewerker bij te betrekken. We willen immers een volledige werkend ControlOffice uitgeven naar buiten om de support zo hoog mogelijk te houden.

    Ook gaan we in op hoe werkt het inrichten en opzetten van het melding- en werkorderscherm via “inrichten invulschermen” (onder Systeembeheer). Als (hoofd)gebruiker heb je hier de inrichting van je schermen volledig zelf onder controle.

    Huiswerk:

    1. Maak meldingen en werkorders.
    2. Denk na over je preventief onderhoud (sessie 3)

    Sessie 3: Preventief onderhoud

    Voorbereiding:

    1. Hoe wordt er nu gewerkt met preventief onderhoud, neem eventuele beschikbare informatie mee
    2. Hoe bevalt het werken met meldingen en werkorders, neem eventuele vragen of opmerkingen mee.

    De sessie zelf:

    We bekijken nog even hoe het gaat met de meldingen en werkorders, moeten we nog fine tunen?

     Preventief onderhoud zetten we op middels checklijst en objecten. De checklijst bepaald de interval en wat er moet gebeuren. Een checklijst koppelen we aan één of meerdere objecten. Per koppeling wordt er een startdatum gevraagd. Zo kunnen er meerdere objecten worden aangestuurd vanuit één checklijst, per unieke koppeling wordt er elke interval één werkorder aangemaakt.

    Huiswerk:

    1. Checklijsten aanmaken en koppelen aan objecten

    Sessie 4: Onderdelen opzetten

    Voorbereiding:

    1. Neem eventuele beschikbare informatie mee over onderdelen
    2. Is er al een magazijn inrichting aanwezig?

    De sessie zelf:

    Voor onderdelen geldt in basis hetzelfde als voor objecten. Eerst moeten we bepalen welke data al aanwezig is, ook is de huidige inrichting van het magazijn belangrijk. Dit is namelijk een goed moment om hier kritisch naar te kijken en eventueel de magazijnen opnieuw in te richten en op te zetten.

    In ControlOffice heeft een onderdeel altijd basis informatie nodig. Elk onderdeel moet een unieke code krijgen, een naam, de eenheid waarmee het gebruikt wordt, een magazijn (plus eventueel locatie, huidige voorraad en minimale voorraad) waar het onderdeel te vinden is.

    Deze data kan geïmporteerd worden in ControlOffice.

    Als er nog helemaal geen informatie beschikbaar is, kan een mail naar je leveranciers uitkomst bieden. Vraag hun op wat je er de afgelopen 3-4-5 jaar besteld hebt. Deze informatie kunnen we gebruiken om te importeren.
    Let op, zeg er altijd bij de je de informatie verzameld om je onderhoudsbeheersysteem in te richten, dan zijn ze sneller geneigd je goede informatie te sturen.

    Huiswerk:

    1. Opbouwen van de onderdeel informatie, of in een importsjabloon, of in ControlOffice zelf.
    2. Willen we onderdelen inkopen via ControlOffice, denk alvast na over hoe je wilt dat je inkooporder eruit komt te zien.

    Sessie 5: werken met onderdelen

    Voorbereiding:

    1. Hoe moet de bestelbon eruit komen te zien, denk alvast na over een opzet
    2. Probeer alvast een inkoopbon te maken of een onderdeeluitgifte

    De sessie zelf:

    Hoe staat het met de onderdelen in ControlOffice, zijn hier nog vragen over?

    Tijdens de sessie gaan we dieper in het beheren van de voorraad, het uitgeven van onderdelen en de inkoop ervan. Hoe moet je inkooporderbon eruit komen te zien?