Standard-Schaltflächen und Filter
Mit diesen Schaltflächen können Aktionen in ControlOffice ausgeführt werden. In diesem Artikel gehen wir außerdem näher auf die verfügbaren Filteroptionen innerhalb von ControlOffice ein.
Standardfunktionen in Übersichten
In diesem Abschnitt werden die Standardfunktionen erläutert, die in nahezu allen Bildschirmen verfügbar sind.
Wir beginnen mit einer Übersicht über alle Schaltflächen und deren Funktionen.
Jeder Übersichtsbildschirm kann – abhängig von Benutzerrechten und dem Typ der Übersicht – die folgenden Schaltflächen enthalten.
Schaltflächen und Funktionen
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Erstellt ein neues Item. | |
| Verschiebt die ausgewählten Items in den Papierkorb. | |
| Exportiert die ausgewählten Items in die Zwischenablage, nach Word, PDF oder CSV. | |
| Kopiert die ausgewählten Items. | |
| Führt eine Multi-Aktion für die ausgewählten Items aus. | |
| Erstellt einen erweiterten Filter. | |
| Blendet Spalten ein oder aus. | |
| Verändert die Breite der Spalten oder passt deren Reihenfolge an. | |
| Speichert den angewendeten Filter und die Spalteneinstellungen als View. | |
| Lädt zuvor gespeicherte Filter- und Spalteneinstellungen als View. | |
| Druckt die ausgewählten Items. | |
| Druckt einen QR-Code der ausgewählten Zeilen (nur bei Objekten, Teilen und Zählern). | |
| Wechselt zwischen Objekt-, Teil- oder Formulargruppen. | |
| Öffnet den Papierkorb. | |
| Löscht ein Item endgültig aus dem Papierkorb. | |
| Stellt ein Item aus dem Papierkorb wieder her. |
Zusätzliche Schaltflächen (nur in bestimmten Menüs)
Diese Schaltflächen sind nur in bestimmten Menüs verfügbar:
-
Arbeitsaufträge: Zeigt alle geschlossenen Arbeitsaufträge
-
Meldungen: Zeigt alle stornierten oder erledigt gemeldeten Meldungen
-
Bestellungen: Zeigt alle als komplett gemeldeten Bestellungen, die älter als ein Jahr sind
-
Stundenbuchungen: Zeigt alle Stundenbuchungen, die älter als ein Jahr sind
-
Teileausgaben: Zeigt alle Teileausgaben, die älter als ein Jahr sind
Arbeitsauftrag erstellen
| Funktion |
|---|
| Erstellt einen Arbeitsauftrag aus den ausgewählten Items. |
| Erstellt einen Arbeitsauftrag aus den ausgewählten Items und öffnet ihn direkt (max. 5 Items). |
Filtern
In jedem Bildschirm stehen zwei Suchfilter zur Verfügung, um Daten zu suchen und zu filtern.
Option 1: Allgemeiner Suchfilter
Jeder Bildschirm verfügt oben rechts über eine allgemeine Suchfunktion.
Diese durchsucht alle verfügbaren bzw. sichtbaren Spalten. Eine Ausnahme bildet die Spalte „Anhänge“.
Option 2: Erweiterter Suchfilter
Zusätzlich steht ein erweiterter Suchfilter zur Verfügung, der über das Trichter-Symbol geöffnet werden kann.
Pro Spalte (rot) kann eine Bedingung (grün) sowie ein Suchwert (blau) definiert werden. Auf diese Weise können sehr spezifische Filter erstellt werden.
Beispiele für Bedingungen sind:
- Zwischen zwei Daten
- Größer als
- Kleiner als
- Gleich
- Enthält
- Enthält nicht
Jede Filterregel kann einer anderen Filterregel untergeordnet werden. Dadurch können komplexe Suchabfragen erstellt werden.
Beispielsweise können alle workorders eines Jahres gefiltert werden, jedoch nur dann, wenn:
- es sich um eine Störung handelt
- und die Priorität 1 ist
Views erstellen und verwenden
Wenn ein Filter regelmäßig verwendet wird – beispielsweise um jeden Morgen alle offenen workorders anzuzeigen – kann dieser als View gespeichert und später erneut geladen werden.
Eine View kann:
- geteilt werden
- bearbeitet werden
- gelöscht werden
Wird eine geteilte View gelöscht, steht sie auch anderen Benutzern nicht mehr zur Verfügung.
Nur der Eigentümer einer View kann eine geteilte View löschen.
Datums-Handles
Der erweiterte Suchfilter bietet verschiedene Datums-Handles, um die Arbeit mit Datumsfeldern zu vereinfachen.
Die folgenden Werte können verwendet werden, wenn die Bedingung „Gleich“ gewählt wird.
| Text | Erklärung |
|---|---|
| [gestern] | Zeigt alle Items von gestern |
| [heute] | Zeigt alle Items von heute |
| [morgen] | Zeigt alle Items von morgen |
| [letzte_woche] | Zeigt alle Items der letzten Woche |
| [diese_woche] | Zeigt alle Items der aktuellen Woche |
| [naechste_woche] | Zeigt alle Items der nächsten Woche |
| [letzter_monat] | Zeigt alle Items des letzten Monats |
| [dieser_monat] | Zeigt alle Items des aktuellen Monats |
| [naechster_monat] | Zeigt alle Items des nächsten Monats |
| [letztes_quartal] | Zeigt alle Items des letzten Quartals |
| [dieses_quartal] | Zeigt alle Items des aktuellen Quartals |
| [naechstes_quartal] | Zeigt alle Items des nächsten Quartals |
| [letztes_jahr] | Zeigt alle Items des letzten Jahres |
| [dieses_jahr] | Zeigt alle Items des aktuellen Jahres |
| [naechstes_jahr] | Zeigt alle Items des nächsten Jahres |
Beispielsweise liefert die Verwendung von [deze_week] in einem Datumsfeld (z. B. Erstellungsdatum eines workorders) alle workorders, die in dieser Woche erstellt wurden.
Wenn dieser Filter als View gespeichert wird, verschiebt sich „diese Woche“ automatisch mit der Zeit.
Relative Datumsangaben
Datumsfelder können auch mit relativen Zeitangaben gefiltert werden.
Die Operatoren „vor“, „nach“, „zwischen“ und „nicht zwischen“ unterstützen diese Handles.
Das Format lautet:
[+/-ZahlEinheit]
Beispiele:
[-8h]→ 8 Stunden zurück[+2w]→ 2 Wochen voraus
Die Zahl muss immer eine ganze Zahl sein.
Verfügbare Einheiten:
| Einheit | Bedeutung |
|---|---|
| n | Minuten |
| h | Stunden |
| d | Tage |
| w | Wochen |
| m | Monate |
| q | Quartale |
| y | Jahre |
Wenn beispielsweise in einem Datumsfilter [-8h] verwendet wird, werden alle workorders angezeigt, die in den letzten 8 Stunden erstellt wurden.
Dies eignet sich beispielsweise hervorragend für Schichtübergaben.
Der Handle „[ik]“
Bei Mitarbeiterfeldern (z. B. Verantwortlicher oder Mitarbeiter eines workorders) kann der Handle [ik] verwendet werden.
Wird [ik] verwendet, werden nur die Items angezeigt, bei denen der aktuell angemeldete Mitarbeiter eingetragen ist.
Praktische Beispiele für Views
Mit gut eingerichteten Views können wichtige Informationen täglich mit wenigen Klicks aufgerufen werden.
Beispiel: Alle offenen workorders
Filter:
- Status
- Enthält nicht
- Erledigt
Das Ergebnis sind alle offenen workorders.
Beispiel: Alle offenen workorders mit hoher Priorität
Filter:
- Status → Enthält nicht → Erledigt
- Priorität → Enthält → Hoch
Beispiel: Alle offenen workorders des aktuell angemeldeten Mitarbeiters
Filter:
- Mitarbeiter → Gleich → [ik]
- Status → Enthält nicht → Erledigt
Durch den gezielten Einsatz von Views sparen Sie täglich Zeit und behalten jederzeit den Überblick über Ihre Daten.