Meldungen
Wie arbeite ich mit Meldungen und welche Vorteile bietet das?
Das Arbeiten mit Meldungen in ControlOffice bietet eine strukturierte Möglichkeit, Anfragen oder Probleme innerhalb des technischen Dienstes zu erfassen, zu verwalten und nachzuverfolgen.
Meldungen sind für alle gedacht – außer für den technischen Dienst. Eine Meldung kann z. B. von der Produktion genutzt werden, um den technischen Dienst darauf hinzuweisen, dass es bei einem Objekt ein Problem gibt oder dass eine Änderung gewünscht ist. Die Meldung kann mit Anhängen wie Fotos oder Videos unterstützt werden. Über unsere App können diese direkt erstellt und hinzugefügt werden. Der technische Dienst bewertet Meldungen und wandelt sie entweder in einen Arbeitsauftrag um oder storniert sie. Der Melder kann Benachrichtigungen erhalten, wenn sich der Status einer Meldung ändert, z. B. wenn sie als erledigt gemeldet wird.
Sobald das Menü „Meldungen“ geöffnet wird, erscheint eine Tabelle mit den noch offenen Meldungen. Pro Meldung ist sofort sichtbar, ob bereits ein Arbeitsauftrag daraus erstellt wurde und welchen Status sowie welches Planungsdatum der Arbeitsauftrag hat. So hat der Melder jederzeit Einblick in den aktuellen Stand seiner Meldungen.
Meldungen, die erledigt oder storniert wurden, werden standardmäßig ausgeblendet. Mit dem Schieberegler in der Symbolleiste können sie wieder sichtbar gemacht werden.
Eine Meldung kann über eines der beiden Hammer-Symbole in der Symbolleiste in einen Arbeitsauftrag umgewandelt werden.
Eine Meldung hat einige wichtige Felder:
| Feldname | Erklärung |
|---|---|
| Objekt | Wählen Sie das Objekt, auf das sich die Meldung bezieht. Dies kann durch Texteingabe, Auswahl aus der Baumstruktur oder durch Scannen eines Barcodes/QR-Codes erfolgen. |
| Typ | Wählen Sie den Typ der Meldung, z. B. eine Störung oder Modifikation. |
| Beschreibung | Beschreiben Sie, worum es in der Meldung geht. Optional kann aus einer Liste von Symptomen gewählt werden. |
| Erstellt am | ControlOffice füllt automatisch Datum und Uhrzeit der Erstellung ein. |
| Erstellt von | ControlOffice füllt automatisch den Benutzer ein, der die Meldung erstellt hat. |
Zusätzlich können unbegrenzt weitere Felder hinzugefügt werden, z. B. Priorität oder ob ein Stillstand vorliegt. Die Gestaltung des Meldungsformulars kann über „Systemverwaltung“ → „Eingabemasken einrichten“ erfolgen. Siehe hierzu auch den entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Eine Meldung verfügt über mehrere Registerkarten für zusätzliche Informationen:
| Registerkarte | Erklärung |
|---|---|
| Details | Enthält die Basisdaten der Meldung wie Antragsteller, Objekt und Status. Die Inhalte können über das Einrichtungsmenü der Meldung angepasst werden. |
| Objekte | Verknüpfen Sie ggf. weitere Objekte mit der Meldung. |
| Formulare | Verknüpfen Sie ggf. Formulare mit der Meldung. |
| Arbeitsauftrag | Wenn die Meldung in einen Arbeitsauftrag überführt wurde, ist dieser hier sichtbar. |
| Kosten | Die mit der Meldung verbundenen Kosten werden hier angezeigt. |
| Anhänge | Verknüpfen Sie Anhänge wie Fotos, Word-, Excel- oder PDF-Dateien. |